Die E-Rechnung kommt und wird bleiben
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung. Ziel dieser Maßnahme ist es, den Rechnungsaustausch in der Wirtschaft zu digitalisieren, Prozesse zu standardisieren und die Effizienz zu steigern. Durch die elektronische Rechnung (E-Rechnung) sollen Kosten gesenkt, Fehlerquellen minimiert und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit von Geschäftstransaktionen verbessert werden.
Bereits 2020 wurde die Rechnung als verpflichtendes Format für die Einreichung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingeführt. Ab 01. Januar 2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung nun auch für B2B-Unternehmen in Kraft, es gibt jedoch auch Übergangsfristen. Die Pflicht bedeutet, dass alle Unternehmen, die geschäftliche Transaktionen mit anderen Unternehmen durchführen, ihre Rechnungen elektronisch im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen und versenden müssen.
PDF ist keine E-Rechnung
Aber was ist dann eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt wird und maschinenlesbare Daten enthält, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Im Gegensatz dazu ist eine PDF-Rechnung lediglich eine digitalisierte Version einer Papierrechnung, die zwar per E-Mail verschickt werden kann, aber keine strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung enthält und manuell erfasst werden muss.
Erklärvideo: Alle Fakten zur E-Rechnung
Mit TOPIX startklar für die E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung und was bedeutet das für Unternehmer? Ab wann gilt die Pflicht und was ist jetzt anders? In diesem kompakten Video erklären wir die wichtigsten Fakten zur E-Rechnungspflicht und zeigen, wie die E-Rechnung in TOPIX umgesetzt ist.
ZUGFeRD- und XRechnung mit TOPIX umsetzen
E-Rechnungskonforme Datenformate können mit TOPIX problemlos erstellt und verarbeitet werden. Lästiges Scannen von Dokumenten entfällt. Aufgrund der strukturierten Rechnungsdaten können Sie Ihre Prozesse verschlanken und die Dateneingabe von Hand wird überflüssig. Gleichzeitig vermeiden Sie unliebsame Fehler bei der Erfassung.
Die Schnittstelle erlaubt es, strukturierte Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln, auszulesen und zu verarbeiten. Dabei werden sämtliche steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen berücksichtigt. Das standardisierte ZUGFeRD-Format wurde mit Hilfe internationaler Gremien für die gesamteuropäische Verwendung entwickelt und eignet sich somit für alle Branchen, sowie die öffentliche Verwaltung und bildet den Grundstein für die rein elektronische Archivierung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung
Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten (XML-Datensatz). Das Format wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Dieses Format gilt seit November 2020 für alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden verpflichtend.
ZUGFeRD
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht die Rechnung sowohl in einer für Menschen lesbaren Form (PDF) als auch in einer maschinenlesbaren Form (XML) darzustellen.
Gesetzeskonforme Archivierung
Auch E-Rechnungen unterliegen denselben Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Das bedeutet, dass Unternehmen E-Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Darüber hinaus müssen die E-Rechnungen so gespeichert werden, dass sie bei einer Steuerprüfung jederzeit zugänglich und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
Mit TOPIX Software können Sie alle rechtlichen Anforderungen einhalten. Ihre Dokumente werden automatisch gemäß GoBD und DSGVO archiviert.
Wie verarbeite ich in TOPIX eine E-Rechnung?
Step 1: Eingangsrechnung erhalten
Rechnungen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse (wie z.B. eingangsrechnung@firma.de) eingehen, werden automatisch von TOPIX verarbeitet. Lassen Sie die cleveren Bild- und Texterkennungs-Algorithmen für sich arbeiten und machen Sie eine kurze Pause.
Step 2: XRechnung/ZUGFeRD verarbeiten
Ihre verarbeiteten Dokumente werden im Bereich "Eingangsrechnungen" von TOPIX als neuer Datensatz angelegt. Die ausgelesenen Daten (wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag, ...) werden den entsprechenden Feldern zugeordnet. Vorbei sind die Zeiten von händischem Abtippen.
Step 3: Weiterverarbeitung in TOPIX
Die Rechnung ist in TOPIX angelegt. Jetzt können Sie diese nochmal kontrollieren, Änderungen vornehmen und optional durch den Besteller freigeben lassen. Danach können Sie die Rechnung an die TOPIX Finanzbuchhaltung oder (über die DATEV-Schnittstelle) an Ihren Steuerberater weitergeben. Schlussendlich wird die Rechnung beglichen.
Step 4: Rechnung versenden
Für den Versand einer Rechnung im ZUGFeRD oder XRechnung Format müssen Sie nichts weiter tun, als Ihre Rechnung auf gewohntem Weg zu verschicken. TOPIX gibt die Rechnungen automatisch im E-Format aus. Ohne zusätzliche Klicks oder Anpassungen.
E-Rechnung: Mit TOPIX sind Sie bereit
Sie setzen TOPIX bereits ein? Dann sind Sie jetzt schon bestens für die E-Rechnungspflicht aufgestellt. Mit TOPIX ERP können Sie bereits heute E-Rechnungen im ZUGFeRD oder X-Format erstellen und versenden. Wenige Einstellungen vornehmen und die Funktion ist aktiviert, Sie sparen sich komplizierte Anbindungen.
Vorteile der E-Rechnung mit TOPIX
Kostenersparnis
Reduzierte Kosten für Druck, Versand und Archivierung von Papierrechnungen.
Einfachere Rechnungsstellung
Mit vorgegebenen Standards Zeit und Fehler reduzieren.
Buchführung beschleunigen
Mit TOPIX automatisieren Sie den Rechnungseingang und Rechnungsausgang weitestgehend. Scannen oder Abtippen entfällt.
Gesetzeskonform Arbeiten
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie GoBD und DSGVO durch standardisierte Formate und sichere Archivierung.
Ohne Implementierung
Die ZUGFeRD-Schnittstelle ist bereits in TOPIX integriert. Es ist keine Implementierung notwendig.
Übersicht & Kontrolle
Alle relevanten Informationen werden in TOPIX zentral gespeichert. Für beste Übersicht.
Wir beraten Sie unverbindlich und individuell!
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung und der Umsetzung mit TOPIX? Sprechen Sie uns an! Wir wollen gemeinsam mit Ihnen herausfinden, ob TOPIX der für Sie passende ERP-Anbieter ist. Unsere ERP-Experten stehen Ihnen offen und kompetent zur Seite.
