BayWa Mobility Solutions GmbH

BayWa und TOPIX bündeln ihre Kompetenzen für eine erfolgreiche Zukunft

Um die Klimaschutzziele der Bundesregierung zu erreichen, braucht es neben der Nachfrage im Privatsektor auch Unternehmen, die das Angebot im Markt bereitstellen können. Vor diesem Hintergrund ist bereits ein enormer Wachstumsmarkt für erneuerbare Energien und Technologien entstanden. Eines dieser Unternehmen ist die BayWa Mobility Solutions GmbH, Tochter der BayWa AG. Sie hat es sich zum Ziel gesetzt, neue Mobilität auf unsere Straßen zu bringen. Sei es durch alternative Kraftstoffarten wie LNG (Liquified Natural Gas), Elektromobilität oder die ganze Palette von Beratung über Realisierung bis hin zur Instandhaltung von Infrastruktur.

Da für diese Aufgabe zwingend das passende Rüstzeug benötigt wird, hat sich die BayWa Mobility Solutions GmbH nach einer passenden Business Software und einem verlässlichen Partner umgesehen. Im folgenden Interview mit den Entscheidern wollen wir Ihnen vorstellen, wie TOPIX letztendlich überzeugen konnte, bei welchen Prozessen zukünftig unterstützt wird und wie die System-Einführung verlaufen ist.

Warum haben Sie sich für TOPIX entschieden?

Jan Brauer (BMS): Kundennähe ist für uns einer der wichtigsten Maßstäbe. Da TOPIX einen starken Fokus und einen guten Blick auf den Kunden ermöglicht, war das für uns ein wichtiges Argument. Auch die Übersicht über alle Vorgänge und die Möglichkeit, alle Informationen zentral in einem System zu haben, hat uns – auch im Vergleich zu anderen ERP-Systemen – überzeugt. Der BayWa-Konzern hat seine Wurzeln klassisch im Handel.

Marcel Heinze (BMS): Das ist richtig. Wir wollen ERP- und CRM-Daten in einem System verwalten, um einen umfassenden Blick auf unser Geschäft zu erhalten und unsere Vertriebsprozesse digitalisieren zu können. So wollen wir beispielsweise mit einer Unterschrift beim Kunden vom Hof fahren. Der entstandene Auftrag muss im Anschluss ohne Verzögerung verarbeitet werden können.

Und schlussendlich war auch die kompetente Beratung durch TOPIX sehr überzeugend. Dabei haben uns die Prozessanalyse, die konkreten Überlegungen und der praktische Ansatz sehr gut gefallen. Wir mussten nicht erst endlose Anforderungskataloge ausfüllen, sondern konnten direkt loslegen. Dieses Vorgehen ist in der ERP-Branche eine Seltenheit geworden.

Welche TOPIX Programmbereiche nutzt BayWa Mobility Solutions?

Jan Brauer (BMS): In den Bereichen CRM, ERP und Projektverwaltung setzen wir künftig auf TOPIX. Dabei ist uns der mobile Datenzugriff sehr wichtig. In anderen Bereichen, wie HR und Finance, sind wir auch weiterhin an Konzernvorgaben gebunden. Dort ist eine klare Abgrenzung der Bereiche sowie der gezielte Einsatz von Schnittstellen entscheidend.

Was war Ihre größte Herausforderung die ohne ERP System nicht mehr zu bewältigen war?

Marcel Heinze (BMS): Das ist einfach. Wir hatten schlicht kein System vor TOPIX und wir haben schnell festgestellt, dass wir uns ohne die richtigen Werkzeuge nicht nur schwer tun, sondern in manchen Belangen sogar im Blindflug befinden. Daraus entstehen kaufmännische Risiken, die wir nicht eingehen möchten.

Wie schätzen Sie den Nutzen von TOPIX für sich und Ihre Mitarbeiter ein?

Marcel Heinze (BMS): Aus meiner Sicht bringt TOPIX den Anwendern Strukturen und Übersicht. Sie finden Informationen und Daten sehr schnell und können ihre Arbeitsabläufe dadurch effizienter gestalten. Die dadurch frei gewordenen Ressourcen setzen wir gerne ein, um unser Unternehmen weiterzuentwickeln.

Christian Krüger (BMS): Mir war es wichtig, ein Steuerungselement für das Management zu erhalten, das Transparenz in Zahlen, Daten und Fakten bringt. Wir brauchen flexible Auswertungs- und Anpassungsmöglichkeiten, um unser Unternehmen weiterentwickeln und auf Änderungen reagieren zu können.

Wie ist Ihr Feedback zum Einführungskonzept?

Jan Brauer (BMS): Das Projekt entwickelt sich gut und wir setzen regelmäßig neue Meilensteine. Das ist allerdings auch notwendig, da der Druck der Anforderungen hoch ist. Daher sind wir sehr froh, dass wir genug Zeit für das Projekt eingeplant und auch früh genug angefangen haben.

Marcel Heinze (BMS): Wir stellen hohe Erwartungen an TOPIX und sehen das Change Management als einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren an. Wir müssen unbedingt alle Mitarbeiter mit auf den Weg nehmen, um die Akzeptanz für die neue Software auch weiterhin bei allen Anwendern zu gewährleisten. Verlieren wir die Anwender, würde es sehr zäh werden.

Der zweite sehr wichtige Faktor sind unsere Kunden. Wir verarbeiten jeden Monat über 250.000 Transaktionen mit Tank- und Ladekarten. Bei der Abwicklung darf nichts schief gehen, da jede Reklamation oder zusätzliche Bearbeitung Zeit und Ressourcen kostet, und uns letztendlich von der Erfüllung unserer Ziele abhält.

Wie wird sich BayWa Mobility Solutions aufgrund der Möglichkeiten, die TOPIX bietet, strategisch weiterentwickeln können?

Marcel Heinze (BMS): Wir bewegen uns in einem sehr dynamischen Umfeld. Daher sind die künftigen Entwicklungen für uns heute teilweise noch gar nicht abschätzbar. Aus diesem Grund ist Flexibilität und die Möglichkeit, auf Veränderungen reagieren zu können in Kombination mit einem guten Standard bzw. einer erprobten Basis für uns so wichtig. Wir sind uns sicher, in TOPIX den passenden Partner dafür gefunden zu haben.