Alle Termine im Überblick behalten
Bei TOPIX werden Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen in einem zentralen Bereich zusammengefasst. Alle Funktionen sind teamorientiert und können als Basis eines umfassenden Workflow-Managements genutzt werden. Durch die vollständige Integration werden bereichsübergreifende Informationen und Verknüpfungen direkt übernommen. Zusätzlich ist es möglich, während der Erstellung einer Korrespondenz oder eines Auftragsvorgangs direkt neue Ereignisse anzulegen.
So können Sie in einem Zug ein Dokument erstellen oder einsehen, dazu für sich oder einen Kollegen einen Termin anlegen und alle Beteiligten automatisch informieren. Der Teamkalender bietet dank Umschaltmöglichkeiten den Überblick über Ihre eigenen Termin, die Termine bestimmter Teams oder Abteilungen oder des ganzen Unternehmens, selbstverständlich mit Tages, (Mehr-)Wochen und (Mehr-)Monatsdarstellung.
Beliebig viele Arten von Ereignissen
Sie können beliebig viele Arten von Ereignissen zur Verwaltung Ihrer Ressourcen verwenden. Auch private Termine werden im Kalender berücksichtigt und erscheinen auf Wunsch für andere nicht. Durch vordefinierbare Ereignisketten können Sie Workflows erstellen.
Die folgenden Funktionen unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit: Gruppen-, abteilungs- und unternehmensbasierte Termin-Einsicht, Terminerfassung für Kollegen, Automatische Benachrichtigungen mit Rückmeldungsoption und Überwachung delegierter Ereignisse.
Praktische Aktivitäts- und Ereignisübersicht
Die Aktivitätsübersicht zeigt in Listenform alle Termine, wahlweise gemischt mit Aufgaben und Wiedervorlagen und mit Filter für Ereignisse, die man selbst delegiert oder von anderen erhalten hat. Wer vorwiegend terminorientiert arbeitet, wird dieses Fenster immer offen halten.
Die Ereignisübersicht hingegen ist eine kompakte Liste, in der man alle eigenen, aktuellen Termine einblendet, evtl. gemeinsam mit den Aufgaben, Wiedervorlagen und allen aktuellen Jobs. Diese Option ist für die platzsparende, permanent geöffnete Darstellung aller zu erledigenden Vorgänge gedacht.
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Vorteile einer digitalen Software für Terminverwaltung für Unternehmen aus dem Mittelstand
Features
Kalender
Kalender
- Tages-, Mehrtages-, Wochen-, Mehrwochen- und Monatsansicht
- Eingrenzungsoptionen für die Anzeige der Ereignisse - zur Verbesserung der Übersicht auch bei vielen Terminen und Benutzern: nur eigene / eigene zusätzlich zu anderen / eigene unterdrücken; nur private / private zusätzlich zu anderen / private unterdrücken; nur allgemeine / allg. zusätzlich zu anderen / allg. unterdrücken; nur interne / interne zusätzlich zu anderen / interne unterdrücken
- Gruppenfunktionen zu Eingrenzung der Anzeige: Alle Benutzer des Systems; Eingrenzung nach Abteilung, Ebene oder Team; Gezielt einzelne oder mehrere andere Benutzer; Gezielt einzelne oder mehrere Terminarten eingrenzen
- Beliebig viele Eingrenzungs-Einstellungen als Konfiguration speichern
- Persönliche Standardkonfiguration festlegen
- Zeitliche Bereichswahl: heute; zu bestimmtem Tag über Monatskalender mit Sprungfunktion; zu bestimmtem Tag eines Monats über Tagesleiste; zu bestimmtem Jahr bzw. Monat über Auswahllisten
- Verschieben und Duplizieren von Terminen per Drag-and-Drop
- Anzeige aller wichtigen Details bei Mouse-Over
- Neuanlage von Terminen per Doppelklick oder durch Bereichsfestlegung
- Direktes Löschen mit Sicherheitsabfrage
- Fullscreen-Option
Ereignisarten
Ereignisarten
Alle Ereignisarten (Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen) in einem Datenbankbereich für schnelle Übersicht
- Termine mit Datum und Zeit von/bis, Aufgaben optional mit Erledigungstermin und Zeitbedarf, Wiedervorlagen mit Zeitvorgabe Tag/Zeit
- Termine und Aufgaben mit Vorgabe Ort und (Ausführungs-)Platz
- Termine und Aufgaben mit Wiederholungs-Automatik
- Benachrichtigungs- und Bestätigungsfunktion für delegierte Termine / Aufgaben
- Beliebig viele Arten von Terminen und Aufgaben
- Mitgelieferter Stamm von Ereignisarten zur Auswahl
- Konfigurierbarkeit zum Verhalten jeder Art im Detail
- Konfigurierbarkeit der Anzeige von Terminen im Kalender
Optionen
Optionen
- optional Priorität und Thema
- Zuweisung beliebig vieler Benutzer
- Zuweisung für anderen Benutzer "nur zur Kenntnis"
- Zuweisung beliebiger Ansprechpartner aus dem Bereich "Personen" (Modul "CRM")
- Anwesenheitsanzeige für andere in TOPIX aktive Benutzer
- flexible Erinnerungsfunktion am TOPIX Arbeitsplatz oder per E-Mail
- Funktion zum Bestätigen / Ablehnen einer Terminanfrage via TOPIX Client / E-Mail
- Unterstützung für Fixtermine und Absagen
- automatische Bezugsverknüpfung bei Anlegen eines Ereignisses aus einem anderen Datensatz
- optionale Ergebnisprotokollierung
- optionale Funktion für Ereignisketten: Vordefinierbare Ergebnisse, Protokollierung und Neuanlage des Folgeereignisses
- 6 Freifelder
- optionale Überschneidungsprüfung
- Vorgabe für intelligente Eingrenzung bei Suchvorgängen
Aktivitätenliste
Aktivitätenliste
- Auflistung aller Termine, Aufgaben und Jobs in wählbarer Kombination in einer Liste
- Eingrenzung für eigene Ereignisse, andere Benutzer und Terminarten wie im Kalender
- Zeitraumeingrenzung Schnellauswahl für Beginn "ab heute", "ab gestern", "ab morgen"
- Zeitraumeingrenzung Schnellauswahl für Ende "für einen Tag / Woche / Monat" und div. andere
- Zeitraumeingrenzung alternativ mit freier Terminvorgabe
- Optional zusätzlich Anzeige unerledigter Termine außerhalb des gewählten Zeitbereichs
- Optional zusätzlich Anzeige bereits erledigter Ereignisse
- Optional zusätzlich Anzeige von Meldungen und Erinnerungen
- Eingrenzungs-Optionen zur Delegationsüberwachung für Ereignisse, die von anderen für mich zugewiesen sind und für Ereignisse, die ich an andere delegiert hatte
- Eingrenzungs-Optionen für Ereignisse bestimmter Firmen, Personen oder Projekte
- Für ausgewählte Einträge direkte Anzeige der wichtigsten Ereignisdetails, Anschrift und Telefonnummern, direkte Eingabe für Ergebnis-Optionen aus Ereignisketten und direkte Eingabe des Erledigt-Status
Häufig gestellte Fragen zu der Software für Terminverwaltung von TOPIX
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für Terminverwaltung haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Welche Vorteile bietet ein Programm zur Terminverwaltung?
Eine Software zur Terminverwaltung ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, Termine effizient zu organisieren und zu managen. Sie bietet umfangreiche Funktionen wie automatische Terminplanung, Synchronisation von Kalendern und Verwaltung von Kundenterminen. Eine Terminplanungssoftware erleichtert den Arbeitsalltag, verbessert den Kundenservice, steigert die Effizienz im Unternehmen und bietet zahlreiche weitere Vorteile, darunter:
- Übersichtliche und intuitive Terminplanung
- Automatische Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten
- Echtzeit-Verfügbarkeiten und einfache Terminbuchung
- Verbessertes Kundenmanagement und Kundenbindung
- Reduzierung von Terminüberschneidungen und Fehlern
- Möglichkeit, Termine in wenigen Klicks zu verwalten
- Automatisches Versenden von Terminbestätigungen
Kann die Terminverwaltung Software von TOPIX mit anderen Systemen synchronisiert werden?
Ja, die moderne Terminverwaltung Software von TOPIX bietet Möglichkeiten zur Synchronisation mit anderen Systemen. Dies umfasst die Integration mit gängigen Kalenderprogrammen und anderen Geschäftsanwendungen. Diese Synchronisation ermöglicht es, Termine und zugehörige Informationen automatisch zwischen verschiedenen Plattformen zu aktualisieren.
Wie kann ein Terminplanungsprogramm die Kundenbindung verbessern?
Ein Terminplanungsprogramm kann die Kundenbindung auf mehrere Arten verbessern: Durch automatische Erinnerungen und Terminbestätigungen, personalisierte Kommunikation basierend auf der Kundenhistorie, verbesserte Erreichbarkeit und flexiblere Terminoptionen, Reduzierung von Wartezeiten und effizienterem Kundenservice. Diese Aspekte tragen zu einer positiven Kundenerfahrung bei und fördern langfristige Kundenbeziehungen.
Welche Funktionen sollte eine gute Software für Terminplanung bieten?
Eine gute Software für Terminplanung sollte folgende Funktionen bieten:
- Intuitive Benutzeroberfläche für einfache Bedienung
- Automatische Terminplanung und -verwaltung
- Kalenderintegration und Synchronisation
- Erinnerungsfunktionen und automatische Benachrichtigungen
- Möglichkeit, wiederkehrende Termine zu erstellen
- Zugriffskontrolle für berechtigte Mitarbeiter
- Anpassbare Terminkalender
Wie kann eine Terminsoftware im Alltag eines Unternehmens eingesetzt werden?
Eine Terminsoftware kann im Unternehmensalltag vielfältig eingesetzt werden:
- Zur effizienten Planung von internen Meetings und Kundenterminen
- Für die Verwaltung von Ressourcen wie Besprechungsräumen oder Geräten
- Zur Optimierung von Mitarbeiter-Schichtplänen
- Für die Koordination von Projektzeitplänen
- Zur Verbesserung des Kundenservice durch einfache Terminbuchung
- Für die Verwaltung von Wartungs- oder Serviceterminen
- Zur Analyse von Auslastung und Effizienz im Terminmanagement
Welche Vorteile bietet eine cloudbasierte Terminverwaltung Software?
Eine cloudbasierte Terminverwaltung Software bietet mehrere Vorteile:
- Zugriff von überall und jederzeit über verschiedene Geräte
- Automatische Updates und Wartung ohne lokale Installation
- Skalierbarkeit je nach Unternehmensgröße und -bedarf
- Verbesserte Zusammenarbeit durch Echtzeit-Synchronisation
- Kosteneinsparungen durch reduzierte IT-Infrastruktur
- Erhöhte Datensicherheit durch professionelle Backups und Verschlüsselung
- Einfache Integration mit anderen cloudbasierten Geschäftsanwendungen
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl