TOPIX Vertragsverwaltung

Abwicklung und Abrechnung für wiederkehrende Vorgänge – mit der Vertragsverwaltungssoftware von TOPIX

Umfangreiche Möglichkeiten mit der TOPIX Vertragsmanagement Software

Mit der TOPIX Vertragsmanagement Software sichern und beschleunigen Sie wiederkehrenden Geschäftsvorgänge für abzurechnende Honorare, Beratungs- und Betreuungsleistungen, jegliche Form von Mieten und Abonnements, regelmäßige Servicetätigkeiten, Verbrauchsabrechnungen und Wartungsverträge oder Beitragszahlungen. Das Modul deckt die Anforderungen unterschiedlichster Branchen ab und ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Varianten und Sonderfälle

Für die automatisierte Abrechnung wird mit dem Output-Konfigurator in jedem Vertrag das "Wann" und das "Wie" in beliebig vielen Varianten hinterlegt. Am Stichtag ist dann nur noch ein einziger Befehl nötig und die gewünschten Rechnungen werden automatisch und vollständig individualisiert erzeugt. Sammelrechnungen pro Kunde und Projekt sind ebenso möglich wie die Abrechnung über Drittfirmen.

Sinnvoll erweiterbar

Mit branchenspezifischen Ergänzungsmodulen zur Vertrags- und Serviceverwaltung ist auch die automatisierte Erfassung und die termingenaue Abrechnung großer Mengen von Verbrauchsabrechnungen aller Art möglich. Fixe Pauschalen und variable Positionen können dabei beliebig gemischt und mit gezielten Kontrollmechanismen gesichert werden. Umfassende Lösungen sind dabei im Einsatz für die Abrechnung von Kopiersystemen, im Bereich von Telefonie und Internet-Providern sowie für die Abrechnung mobiler Datendienste.

Abschlagsrechnungen und Forderungsmanagement für automatisierte Anzahlungs-, Abschlags- und Teilrechnungen

Steuerlich und buchhalterisch korrekt

Mit dem erweiterten Forderungsmanagement von TOPIX erstellen Sie Ihre Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Teilrechnungen in steuerlich und buchhalterisch korrekter Weise. Die automatisierte Abwicklung ist Bestandteil der TOPIX Vertragsverwaltung. Für Abschlags- und Teilrechnungen erfolgt die Ausweisung des Leistungszeitpunktes rechtlich einwandfrei entweder für die gesamte Rechnung durch das Rechnungsdatum oder aber positionsweise, wenn der Leistungszeitraum vom Rechnungsmonat abweicht bzw. wenn die Leistungen aus mehreren Monaten in einer Rechnung abgerechnet werden.

Automatisierung und Schnittstellen

Bei der Rechnungsstellung werden alle Positionen gemäß Angebot bzw. Auftragsbestätigung oder nach Aufwand aufgeführt. Letzteres kann mit der Leistungserfassung der TOPIX Projektverwaltung auch automatisiert geschehen. Die Schlussrechnung listet bereits bezahlte Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sowie erbrachte Leistungen mit Datum und Mehrwertsteuerausweis finanzrechtlich korrekt auf. Die Verbuchung aller Rechnungspositionen wird steuerlich exakt in der TOPIX Finanzbuchhaltung oder über die DATEV-Schnittstelle in externen FiBu-Lösungen abgebildet.

Features: TOPIX Vertragsverwaltung

Funktionen

Funktionen der TOPIX Vertragsverwaltung

Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit fixen Positionen
Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit variablen Positionen (nur in Verbindung mit Add-Ons)
Vor- oder nachschüssige Abrechnung
Stichtagsgenaue Abrechnung
Einmalige Anfangs- und End-Sonderzahlung
Rumpfberechnung für Anfangs- und Abschluss-Teilzeiträume
Flexible Variabilität für Laufzeitgestaltung und Abrechnungen
Zwei unterschiedliche Laufzeiten in einem Vertrag möglich, z.B. Grundhonorar und Verbrauchsabrechnungen (nur in Verbindung mit Add-Ons)
Automatische Rechnungsstellung zum Fälligkeitstermin mit automatisch individueller Generierung der Rechnungstexte aus einer Vielzahl von Vorgabeparametern
Frei gestaltbare Ausdruckformulare in beliebig vielen Varianten, wahlweise Druck oder PDF-/Mailzustellung
Sammelrechnungen pro Kunde, Kategorie oder pro Projekt, auch mit gezielter Zusammenfassung in mehreren Teil-Sammelrechnungen
Sammelfunktionen mit frei definierbaren Zwischenüberschriften und -summen
Kündigungsabwicklung mit Kündigungsfristen, Eingangsverwaltung, Fristprüfung und Kündigungsfreigabe
Festlegung, Überwachung und Abwicklung von geplanten Preisanpassungen

Ergänzung

Ergänzung zur Vertragsverwaltung

Erfassung und Abrechnung von Verbrauchsdaten bei Kopier-Systemen

Übernahme der Verbrauchswerte: Manuell, durch Import oder via Online-Abfrage, bei geeigneten Geräten auch durch direkte Geräteauslesung
Import der Verbrauchsdaten anderer Erfassungssysteme
Automatisierte Ausgabe von Erfassungsbögen oder -erinnerungen mit wählbarer Vorlaufzeit und Zustellung per Post, Fax oder E-Mail
Zusammenfassende zentrale Darstellung von Objekt- und Gerätedaten
Übernahme, Kontrolle und Verarbeitung von (periodischen) Zulieferer-Abrechnungen
Diverse Auswertungsmöglichkeiten wie beispielsweise die einkaufs- und verkaufsseitige Gegenüberstellung von Verbrauchswerten

Abschlagsrechnungen

Steuerrechtlich korrekte Ausweisung aller Positionen in allen Rechnungsarten
Anzahlungs- (á-conto-) Rechnungen, wenn noch keine Leistung erbracht wurde
Abschlagsrechnungen für erbrachte, aber nicht abgeschlossene Leistungen
Teilrechnungen für bereits erbrachte, in sich abgeschlossene Leistungen
Detaillierte Schlussrechnungen mit Berücksichtigung aller Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen
Ausweisung von eingegangenen Zahlungen, Skontobeträgen und gelieferten Leistungen mit Datum und Mehrwertsteuersatz
Automatisierung in folgenden Bereichen: Nummerierung der Abschlags- und Teilrechnungen, Rechnungsaufbereitung, Auswertung des Leistungsdatums und Ermittlung des Rechnungsstatus
Buchungen steuerrechtlich korrekt in der Finanzbuchhaltung
Korrekte bilanzielle Abgrenzung erbrachter, nicht vollständig verrechneter Leistungen
Exakte Ausweisung der OP-Salden und der Projektauswertungen