Investitionssicherheit Teil 2: Wirtschaftlichkeit

Im ersten Teil unserer neuen Blog-Serie haben wir beleuchtet, wie Ihr ERP-System beschaffen sein muss, um zukunftssicher und eine starke Investition zu sein. Bevor wir zu potenziellen Anbietern dieser anspruchsvollen Investition kommen und beleuchten, was ein solcher alles mitbringen muss, wollen wir uns im zweiten Teil anschauen, wie Sie für sich herausfinden, wie sehr sich ein ERP-System lohnt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie für Ihre Firma bewerten, ob das Risiko einer Fehlinvestition besteht, und wie Sie sich auf einen Kauf vorbereiten können.

Natürlich kommt dem Entwickler eines ERP-Systems vor, während und auch nach einer Implementierung eine besondere Rolle zu, doch auch Sie als Käufer tun gut daran, ein paar Vorkehrungen zu treffen. Um den Grad der Investitionssicherheit zu ermitteln, müssen Sie zunächst herausfinden, wie groß die Wirtschaftlichkeit eines neuen ERP-Systems für Sie sein wird. Einem genauen Wert werden Sie sich dabei lediglich annähern können. Doch je besser und genauer Sie die Ökonomie einer neuen Software vorab definieren und bestimmen können, desto erfolgreicher werden Sie mit dem neuen Herzstück Ihres Unternehmens sein.

Im Grunde gilt bei der Berechnung der Software-Rentabilität die altbekannte Formel: Wirtschaftlichkeit = Nutzen / Aufwand. Werfen wir also einen genaueren Blick auf die Komponenten dieser Gleichung in Bezug auf ein ERP-System und wie Sie diese möglichst präzise für Ihre Firma ermitteln können.

Nutzen

Welchen Nutzen Ihnen ein neues ERP-System bringen wird, liegt zwar einerseits auf der Hand, ist aber, wenn man es im Vorhinein genau bemessen will, gar nicht so leicht in Zahlen auszudrücken. Einige Aspekte lassen sich nur schwerlich monetär messen. Oft ist es ein Gewinn an Praktikabilität und Effizienz, eine organisatorische Verbesserung oder eine Stärkung in Sachen Kundenwahrnehmung, Image und Strahlkraft, oder auch einfach nur das richtige „Schuhwerk“, um in Ihrer Branche den Weg in die Zukunft anzutreten.

Anhand der folgenden Liste können Sie prüfen, welche positiven harten und weichen Auswirkungen ein neues System in Ihrem Betrieb bedeuten würde. Je genauer Sie die zu jedem Punkt gelisteten Fragen beantworten, desto präziser können Sie sagen, wie wichtig Ihre Investition sein wird:

• Effizienz: Zeit- und Arbeitskrafteinsparungen oder das Freiwerden von Kräften ist nahezu immer eine Folge eines neuen ERP-Systems. An welchen Stellen in Ihrer Firma wäre dies nötig, möglich und wie viel Geld könnten Sie dadurch einsparen (oder anders einsetzen)?
• Transparenz: Prozesse werden sichtbarer, können leichter abgerufen und schneller verbessert werden. In welcher Form kann eine tiefe Vernetzung, die gut sichtbar ist, Ihre Produktion und Mitarbeitereffizienz steigern oder Sie für potentielle Kunden attraktiver erscheinen lassen?
• Kundenzufriedenheit: Der Kunde profitiert von einer besseren, schnelleren und genaueren Produktion. Ermitteln Sie mit Ihrem Vertrieb die wichtigsten Kundenwünsche, die sich mit einem neuen System (leichter) umsetzen ließen – und, wenn möglich, die damit verbundenen höheren Umsätze.
• Produktqualität: Ihr Produkt (dies können auch Arbeitsprozesse sein) wird mit hoher Wahrscheinlichkeit besser werden und weniger fehleranfällig. Wie kann Ihr Produkt mit einem neuen ERP-System noch verbessert werden und können Sie es dadurch teurer anbieten oder mehr Kunden anziehen?
• Flexibilität: Sie können schneller auf Ergebnisse reagieren und zum Beispiel Ihr Angebot einfacher und schneller variieren oder erweitern. Gibt es Prozesse oder Produkte, die Sie bislang aufgrund mangelnder Flexibilität vernachlässigt haben, und wenn ja, was wäre in dieser Frage Ihr realistisches Wunschergebnis mit welchen monetären Resultaten?
• Konkurrenzfähigkeit: Dieser Punkt ist oft nur retrospektiv in Zahlen fassbar, aber enorm wichtig, denn er ist elementar verbunden mit Ihrer Zukunftssicherheit. Was hat Ihre Konkurrenz Ihnen voraus und wie kann ein ERP-System helfen, die Lücken zu schließen oder selber einen Vorsprung zu erarbeiten?
• Vereinfachung: Sie werden als Unternehmen wendiger agieren, je weniger komplex die Prozesse und Abläufe sind – ein modernes ERP-System hilft dabei. Welche komplexen und schwerfälligen Prozesse können bei Ihnen vereinfacht werden und wie ließen sich die daraus resultierenden Folgen beziffern?
• Vernetzung & Synchronisation: Zwar drücken sich diese Faktoren oft in gestiegener Effizienz aus, doch beide Parameter ermöglichen Ihnen unter Umständen auch neue Geschäftsmöglichkeiten. Think big: Welche Szenarien der Vernetzung und Synchronisation, die Sie bisher nicht realisieren konnten, wären mit einer neuen Software-Lösung machbar, welche neuen Kundengruppen und Erlöse denkbar?
• Informationen: Im besten Fall erhalten Sie neue und wichtige Informationen über Ihre Geschäftsprozesse und können jedes Detail besser zurückverfolgen. Gibt es Daten, die Sie bisher zu Ihrem Unternehmen nicht ermitteln konnten, die Sie aber gut gebrauchen könnten?
• Sicherheit: Ihre IT kann mit einem ERP-System deutlich sicherer werden. Die IT-Sicherheit Ihrer Firma mag aktiv kein Geld generieren, die Umsätze dafür aber sprichwörtlich besser absichern. Im Umkehrschluss: Hat Sie eine Sicherheitslücke womöglich in der Vergangenheit Geld gekostet?
• Mitarbeiterzufriedenheit: Dies könnte einer der wichtigsten Punkte sein, der sich nicht beziffern lässt. Die Anwenderzufriedenheit führt in der Regel zu einem besseren Betriebsklima und erhöhter Produktivität. Versuchen Sie zu ermitteln, wie wichtig eine verbesserte Software Ihren Mitarbeitern ist (siehe unten „Zufriedenheitsgrößen“).

Fazit: Machen Sie Listen, welche Aspekte sich im Hinblick auf diese Kriterien in Ihrem Unternehmen optimieren lassen und erstellen Sie ruhig auch Wunschlisten, welche abstrakten, konkreten und operativen Größen sich mit einem neuen ERP-System wie verbessern können und sollen. Die Ergebnisse werden Ihnen den Nutzen eines neuen Systems verdeutlichen! Auch konkrete Zahlen werden sich dabei ermitteln lassen.

Bildquelle: Statista (https://de.statista.com/infografik/23340/historische-unterfangen-ber-bauzeit/)

Aufwand

Kommen wir zum Faktor Aufwand in der oben genannten Gleichung. Zwar gibt es auf dem Markt der ERP-Systeme weder eine fixe Preisgröße, an der Sie sich orientieren können, noch einen durchschnittlichen Komplexitätsfaktor – zu individuell sind die Eigenheiten und Umfänge derartiger Software. Auch deswegen empfehlen wir, dass Sie sich so gut wie möglich vorbereiten, um unnötige Kosten und preisliche Überraschungen zu vermeiden. Immerhin kann Sie eine Statistik beruhigen: Fünfundsiebzig Prozent aller ERP-Projekte bleiben im Budget.

Hier ist eine Liste der Faktoren, die Sie bei Ihrem Aufwand einkalkulieren müssen:

• Anschaffungskosten der Soft- und ggf. Hardware: Logischerweise der wichtigste und vermutlich größte Punkt. Achtung: Ein neues ERP-System bedeutet oftmals nicht nur, dass neue Computerprogramme installiert werden. Gehen Sie mit Ihrem Anbieter genau durch, was auch an Hardware und Zusatzkosten fällig wird.
• Personalaufwand: Für die Implementierung braucht es fast immer zusätzliches Personal. Kalkulieren Sie hier lieber großzügig, sowohl was den Zeitaufwand als auch die personelle Begleitung der Einführung bis zur vollen Auslastung angeht. Sowohl interne Projektleiter, die Sie von anderen Aufgaben abstellen müssen, als auch – je nach Größe des Systems und der Firma – externe Berater können hier sinnvoll sein.
• Zeitlicher Aufwand: Es muss ja nicht gleich BER-Ausmaße annehmen, aber planen Sie besser großzügig. In kleinen Unternehmen kann der Aufwand einer Implementierung im besten Fall nur ein paar Monate betragen, bei großen Firmen auch schon mal vierzehn oder fünfzehn Monate. Ein halbes Jahr sollten Sie in jedem Fall als Mindestmaß einkalkulieren.
• Verzögerungen: Es ist sicher nicht unklug, Probleme zu berücksichtigen, die während der Umsetzung zum Beispiel bei der Migration von Daten auftauchen können. Leider muss man diverse ungenaue Probleme als Faktor mit einbeziehen, und zwar nicht, weil jemand schlecht arbeitet oder das Produkt nicht gut genug ist, sondern weil es bei derlei komplexen Prozessen immer Überraschungen bei Schnittstellenfragen, dem Einrichten und Anpassen von Formularen und der Migration von Daten geben kann. Dies lässt sich zwar vor Projektbeginn minimieren, aber nie ganz ausschließen – besser also, Sie planen als Puffer etwas mehr Zeit und Manpower ein.
• Mangelnde Vorbereitung: Diesen Punkt haben Sie selber in der Hand. Nicht umsonst weisen wir in unserem ERP-Blog auf die verschiedenen Arten hin, wie Sie sich auf die Investition und Implementierung eines ERP-Systems vorbereiten sollten. Denn bei rund zwanzig Prozent aller ERP-Implementierungen klagen Anwender, dass sie eine zu ungenaue Definition der Anforderungen manifestiert hatten und ebenso den Personalaufwand unterschätzt haben. Bringen Sie also zunächst vor allem Ihre Stammdaten in Ordnung, bevor Sie eine konkrete Projekteinschätzung verlangen.
• Interner Aufwand: Ein kleinerer Faktor, aber für die Nutzung und die Administration können Umbauten, die Anschaffung neuer Möbel, Einführungskurse und ähnliches anfallen. Gespräche mit möglichst allen Ebenen und allen wichtigen Personen in Ihrem Unternehmen lassen Sie die internen Anstrengungen genauer umreißen.
• Wartung, Support und Modernisierung: Ähnlich wie Sie das oben erwähnte Schuhwerk pflegen, prüfen und gegebenenfalls auch mal neu besohlen müssen, liegen ähnliche Aufgaben auch bei einem komplexen ERP-System an. Je mehr Erfahrung ein Anbieter hat, je länger er bereits im Geschäft ist, desto genauer kann er Angaben zu Updates und neuen Releases machen, die Ihnen helfen ebendiese zeitlich und preislich mit einzuplanen.

Zufriedenheitsgrößen

Um ein möglichst genaues Bild davon zu erhalten, was eine Software-Anschaffung von der Größe und Wichtigkeit eines ERP-Systems bewirkt, hilft es außerdem, eine Tabelle mit sogenannten Zufriedenheitsgrößen oder -werten anzulegen. Tragen Sie in eine solche möglichst viele Tätigkeiten ein, die im Zusammenhang mit der Software erledigt werden, und fügen Sie beispielsweise eine Zufriedenheitsskala von 1-6 hinzu. Ihre Mitarbeiter können dann an verschiedenen zeitlichen Meilensteinen ihre Zufriedenheit oder ihren Unmut in Werten festhalten und beziffern, wie sich ihre Arbeit und ihr Ergebnis verändert. So lässt sich für jede betroffene Stelle ein Differenzwert errechnen und aufzeigen.

Ob es sich dabei um Projektmanagement, Datenpflege, Schnittstellenmanagement, Office-Arbeit, Support oder Produktion handelt, die Differenzen der Zufriedenheit und die Progression oder (im schlechten, unwahrscheinlichen Fall) Degression können Sie auf verschiedene Art messen. Will heißen: Belegte positive Reaktionen zum Beispiel effektiver arbeitende Produktionsarbeiter, besser informierte Akquisiteure, mobiler agierende Außendienstmitarbeiter oder IT’ler mit geringerem Arbeitsaufwand stellen einen Wert für Ihr Unternehmen dar.

Eine weitere Messung, die Sie durchführen können, ist eine Art Umkehrschluss-Modell. Einen Nutzen-Verlust, der entstehen könnte, können Sie im Vorfeld zwar nur erahnen oder darüber mutmaßen, doch es lohnt sich, Gedanken darüber anzustellen: Was würde wie anders laufen, wenn es kein zukunftsträchtiges neues System gäbe? Erfreulich ist übrigens, dass allgemein die Kritik an ERP-Systemen und deren Funktionalität in den letzten Jahren abgenommen hat. Inzwischen sind gut ein Drittel aller Anwender moderner ERP-Systeme vollkommen zufrieden mit der Neuerung.

Und noch eine Information, die für Ihre Planung wichtig ist: Je tiefer Sie eine Software in Ihre Prozesse eindringen lassen, sprich je mehr Bereiche involviert werden, desto mehr rentiert sich auf Dauer die Investition und desto wirksamer und zukunftssicherer ist sie.