Papierloses Büro Teil 1: Grundlagen und Vorteile

Auf die Bedeutung von Digitalisierung für die Zukunft haben wir bereits in mehreren Beiträgen hingewiesen. Da das papierlose Arbeiten ein wesentlicher Teil der Digitalisierung darstellt, ist es nur konsequent, dies genauer unter die Lupe zu nehmen. Daher zeigen wir in unserer neuen Blog-Serie auf, warum eine Umstellung auf ein papierloses Büro für Firmen jedweder Größe ein Schritt in die richtige Richtung darstellt, welche Gründe dafür sprechen und welche wichtigen Tipps und Tricks zu beachten sind. Zusätzlich zeigen wir, mit welchen wertvollen, effektiven Schnittstellen TOPIX bei diesem Thema aufwartet.

Warum überhaupt papierloses Arbeiten?

Es ist die klassische Szene aus einem amerikanischen Spielfilm: das Ungemach der Arbeitswelt bricht über den Protagonisten in Form eines vor ihn auf den Tisch geknallten Papierbergs hinein. Und sobald er oder sie sich durch diesen gequält hat, erscheint von der anderen Seite auch schon der nächste. Sich stapelnde Arbeitsberge werden jedoch – zumindest in haptischer Form – im realen Arbeitsleben immer seltener. Denn je digitaler ein Arbeitsumfeld funktioniert, mit desto weniger Memos, Zetteln und Papierstapeln haben es Angestellte zu tun.

Für viele Unternehmen ist spätestens mit Corona und der Notwendigkeit, so viel Arbeit wie möglich im Homeoffice erledigen zu lassen (und selber zu erledigen), ein wenigstens papierminimiertes Büro essenziell. Denn handelt es sich nicht gerade um notariell beglaubigte oder mit echtem Siegel versehene Unterlagen, lassen sich heutzutage die meisten Dokumente digital erstellen, bearbeiten und transferieren.

Das Potenzial von papierlosen Systemen haben deutsche Unternehmen bereits vor Jahren erkannt. Laut Marktforschungsinstitut IDC waren bereits im Jahr 2016 neun von zehn Firmenleitungen der Ansicht, dass eine digitale Dokument- und Papierverwaltung sinnvoll und nötig ist. Die Umstellung läuft jedoch etwas schleppender als gedacht. Denn dieselbe Umfrage von IDC brachte auch den Wunsch jedes dritten Angestellten zum Vorschein, dass Papier weiter eine Rolle am Arbeitsplatz spielen solle. Bei Geschäftskunden war es sogar jeder Zweite, der gerne weiter mit Lieferscheinen, Rechnungen oder Quittungen umgehen möchte. Je schneller die für ein papierloses Büro notwendigen Programme einfacher werden, desto schneller werden die hiesigen Arbeitsstätten ärmer an Papier, desto seltener muss es langwierige Schulungen geben. Dementsprechend bieten auch wir bei TOPIX eine möglichst intuitive und flexible Lösung an – doch dazu später in dieser Blog-Serie mehr.

Die Vorteile

Mal von einem aufgeräumten, übersichtlichen Schreibtisch ganz abgesehen, gibt es noch zahlreiche weitere, „unsichtbare“ Vorteile papierloser Arbeit, und zwar für Angestellte genauso wie für Selbstständige. Zunächst können Sie wesentlich flexibler agieren, wenn Sie nicht andauernd Aktentaschen oder gar Aktenberge mit sich herumschleppen und diese durchwühlen oder umständlich für den mobilen Einsatz vorbereiten müssen. Denn das erwähnte Homeoffice ist nicht der einzige Ort, an dem das papierlose Büro wichtig wird. Je digitaler Sie agieren, je papierloser, desto größer wird der Radius, in dem Sie Ihrer Tätigkeit nachgehen können. Im selben Atemzug macht Sie diese Art der Arbeit produktiver und Sie gewinnen wertvolle Arbeits- oder Freizeit. Die Folge ist ein effizienteres Zeitmanagement. Mit richtigem Papier ist außerdem ein kollaboratives Arbeiten extrem mühselig und in Zeiten einer Pandemie quasi ausgeschlossen. Jedes halbwegs moderne Schreib- und Office-Programm ist entsprechend auf die digitale Zusammenarbeit, auf den Austausch mit Kollegen und auf umfangreiche Zugriffsrechte ausgelegt. Allein schon die Suchfunktion müsste als Grund für die Umstellung auf ein papierloses Büro ausreichen. Versuchen Sie mal, in einem Stapel Papier – ohne eine Flut von Post-Its – eine wichtige Stelle, wichtige Begriffe zu finden.

All das führt, wie sich ahnen lässt, zu einer Wettbewerbsfähigkeit, die für das Überleben jedes Unternehmens eminent wichtig ist. Denn wenn Sie nicht gerade auf den Faktor Nostalgie setzen, wird Ihnen das Arbeiten mit Papier in Bezug zu Ihrer Konkurrenz nie zum Vorteil gereichen. Und letztlich geht es natürlich auch um das eingangs erwähnte Thema Nachhaltigkeit. Wasser, Energie und Holz werden bei der Papierproduktion verbraucht, alles Ressourcen, die immer wichtiger werden. Ein ernüchternder Fakt in diesem Zusammenhang: In Deutschland ist der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier, Pappe und Karton so hoch wie in keinem anderen G20-Land (241,7 kg). China hingegen hat seinen Pro-Kopf-Verbrauch in dieser Disziplin bereits auf relativ schlanke 74 Kilogramm reduziert, Indien gar auf 13 Kilogramm, auch wenn die Köpfe, auf die sich dieser Verbrauch verteilt, natürlich in beiden Fällen weit zahlreicher sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein papierloses Büro ermöglicht

• einen einfachen Zugriff auf alle Dateien und Dokumente.
• eine unkomplizierte, ortsunabhängige Suche nach Ordnern, Inhalten, Dokumenten, Begriffen und Details.
• eine vor allem mittel- und langfristige Kosten- und Platzersparnis.
• einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz.
• ein zukunftsorientiertes Arbeiten und somit einen Beitrag für eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: digitale Abläufe bieten weit größere Möglichkeiten.
• eine nachvollziehbare und moderne Datensicherheit.
• ein flexibles, mobiles Arbeiten für alle Mitarbeiter, ob im Homeoffice oder auf Reisen.
• einen besseren Kundenservice.
• positive Auswirkungen auf Arbeitszeiten und moderne Arbeitsformen.
• eine einfachere Personalplanung: Jobs können schnell übernommen und transparent bearbeitet werden.
• eine einfachere Internationalisierung des Betriebes.
• eine bessere und schnellere Kommunikation, sowohl innerbetrieblich als auch nach außen.
• eine bei Weitem vereinfachte Aufbereitung von Daten für Transfers wie jene an den Steuerberater oder direkt an das Finanzamt, oder an Interessenten bei einer Übernahme.

Pflichten

Bei aller Euphorie, die man für ein papierloses Büro und die Flexibilität von digitalen Arbeitsweisen entwickeln kann, gibt es auch ein paar wichtige Regeln zu beachten. Vor allem die GoBD sind in diesem Zusammenhang relevant. Das Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dies bedeutet nichts anderes als die Regeln, wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen. Für das Finanzamt galt schon vorher, dass Sie zehn Jahre lang Ihre entsprechenden Dokumente in Papierform verwahren müssen, für digitale Dokumente gilt dasselbe.