Was ist ein DMS?
Ein DMS ist eine Software zur zentralen Erfassung, Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente.
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Dabei handelt es sich um eine Software, mit der verschiedenste elektronische Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Verträge und sonstige Schriftstücke an zentraler Stelle digital erfasst, verwaltet und archiviert werden. Aufgrund einer Indexierung und Katalogisierung lassen sich die jeweiligen Dokumente schnell und einfach im System finden und bearbeiten.
Dank der zentralen Aufbewahrung können verteilte Teams auf stets aktuelle Versionen der digitalen Schriftstücke zugreifen und diese als Basis für die Zusammenarbeit nutzen. Enthalten die Dokumente sensible Daten, werden diese durch individuell anpassbare Zugriffsrechte optimal geschützt. Der besondere Vorteil eines DMS besteht in der Abkehr von papierbasierten hin zu digitalen Prozessen. Dies ebnet den Weg für durchgängige, hochgradig automatisierte Unternehmens-Workflows ohne Medienbrüche.
Moderne ERP-Systeme wie die All-in-One-Lösung TOPIX enthalten durchdachte DMS-Funktionen, mit denen sich digitale Dokumente rechtskonform verwalten und archivieren lassen.
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Das vollständig in TOPIX integrierte DMS nutzt künstliche Intelligenz und selbstlernende Algorithmen, um den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zu optimieren und händische Fehler zu reduzieren. Mit dem TOPIX DMS arbeiten Sie effizienter, sparen dadurch Zeit und vermeiden Frust.
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