Alle Anfragen in einem System
Mit der TOPIX Ticket System Software managen Sie Kunden-, Service- und Supportanfragen in nur einer Software. Dabei können Tickets auch einfach an andere Verantwortliche weitergereicht werden. Dabei werden alle Bearbeitungsschritte und die gesamte Kommunikation chronologisch protokolliert. Die Verknüpfung des Tickets mit Wiedervorlagen und Terminen sorgt dafür, dass Reaktions- und Lösungszeiten eingehalten werden und kein Vorgang verloren geht.
Einfache Handhabung
Mit der TOPIX Ticket System Software lässt sich die gesamte Kommunikation über E-Mail, Telefon, Fax oder Brief schnell erfassen, klassifizieren, bearbeiten und speichern. Alle Anfragen werden inklusive der dazugehörigen Korrespondenzen und Kategorieeinträge einem Ticket, mit einer eindeutigen Ticketnummer, einem Bearbeiter und einer frei wählbaren Priorität, zugeordnet.
Übersicht über alle Vorgänge
Mit der TOPIX Ticket System Software können Sie auch ein großes Anfragevolumen bewältigen. Durch den neunstufigen Status bleiben Sie stets Herr der Lage und können Ihre Kunden bei einem Statuswechsel mit einer automatisierten E-Mail benachrichtigen lassen. Jeder Statuswechsel wird dabei mit Datum, Uhrzeit und Bearbeiter protokolliert. Wird das Ticket geschlossen, werden auch die dazugehörigen Korrespondenzen auf erledigt gesetzt.
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Vorteile einer digitalen Ticket System Software für Unternehmen aus dem Mittelstand
Features
Allgemein
Allgemein
- Jedes Ticket hat eine Nummer, die in allen Vorgängen mitgeteilt werden kann
- Zuordnung der Tickets zu Firmen, Personen und Projekten
- Zuordnung eines Verantwortlichen, der sich aktuell um den Fall kümmert
- Der Verantwortliche kann auch wechseln (z.B. 1st Level, 2nd Level / Entwickler)
- Chronologische Protokollierung aller Bearbeitungsschritte: Korrespondenzen (E-Mail, Briefe, Fax), Telefonprotokolle, Kategorieeinträge, Ereignisse (Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen) und Auflistung in einem Verknüpfungsbereich
- Neuanlage von Korrespondenzen, Protokollen, Terminen, Aufgaben und Kategorieeinträgen mit automatischer Verknüpfung direkt aus dem Ticket
- Direkte Bearbeitung von Telefonprotokollen und E-Mails im Ticket-Fenster
- Schneller Wechsel der Voransicht von bereits bestehenden Dokumenten
- Mehrstufige Statusverwaltung (Standard-Status: 0=Neu, 1=Offen, 3=Bearbeitung, 3i=Info gekommen, 3w=wiedereröffnet, 5=Wartend, 7=Prüfen, 8=Mitteilen, 9=Geschlossen)
- Automatische, Status-abhängige E-Mail-Aktionen mit vordefiniertem Formular
- Separate Protokollierung aller Statusänderungen
- Vordefinierbare Formulare für Telefonprotokolle
- Wird Ticket geschlossen, werden enthaltene Korrespondenzen und Telefonprotokolle nach Rückfrage auf erledigt gesetzt
- Separate Priorisierung, unabhängig vom Status
- Separate Kennzeichnung für hervorzuhebende Vorgänge
- Zuordnung der Tickets zu Themen-Bereichen
- Variable Freifelder über Kategorien definierbar: 7 Text, 2 Datum, 4 Ankreuz
- Leistungsbuchungen (in Kombination mit der TOPIX Projektverwaltung)
- Prüfung auf verbundene Datensätze beim Löschen von Tickets
Optionen
Optionen zur Einstellung des generellen oder individuellen Workflows
- Beim Erstellen automatisch Telefonprotokoll anlegen
- eigenes Diktatzeichen als Verantwortlichen anlegen
- Bei Doppelklick im Verknüpfungsbereich zweites Fenster öffnen
- Bei Änderung in Freifeld 1 Status setzen
- Bei Änderung in Freifeld 1 Verantwortlichen setzen
- Bei automatischer Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
- Bei manueller Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
- Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
- Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Verantwortlichen neu setzen
- Bei Statusänderung automatisch Korrespondenz erstellen, z.B. für Kundenbenachrichtigung
- Bei Antwort auf E-Mail Ticket-Nr. angeben
- Bei Öffnen des Bereichs Suche nach eigenen Tickets, die nicht 5=Wartend oder 9=Geschlossen sind
- Ticketnummer in eingehender Korrespondenz: Status setzen
- Statusänderung in Abhängigkeit von Korrespondenz-Erledigung
- Telefonat zum Ticket im Verknüpfungsbereich aktualisieren
- Bei eingehenden Mails einer bestimmten Adresse sofort ein Ticket erzeugen
- Eingehende Mails, die zu Ticket wurden, auch an Verteiler senden
- Angebote, Aufträge, Bestellungen auch mit Ticketnummer ausgeben
- Lieferscheine, Aus-/Eingangsrechnung und Wareneingang mit Ticketnummer
- Bei Anlage von Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen die Firma aus dem Projekt verwenden
- Verknüpfungsbereich anzeigen bei Erledigung
- Automatischer E-Mail-Empfang setzt Status 3i=Info gekommen
- Manuelle E-Mail-Zuweiseung setzt Status 3i=Info gekommen
- Automatischer Status 3i= Info gekommen bei allen Status zwischen 3=Bearbeiten und 9=Geschlossen
- Statusänderung im Hintergrund bei gesperrtem Ticket
- Bei Automatischem E-Mail-Empfang Verantwortlichen eintragen als Unterzeichner in der eingehenden Korrespondenz
- Bei Anlage einer Korrespondenz Betreff des Tickets übernehmen
- Bei Änderungen des Verantwortlichen Mail an Betreffende(n) senden
- Bei Ticketerzeugung aus Korrespondenz Projektnummer aus der Korrespondenz in Ticket übernehmen
- Zusätzlicher Zugriff des Benutzers über Feld Verantwortlich in Tickets
Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Ticket System Software haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist ein All-in-One Ticketsystem und wie kann es den Kundensupport verbessern?
In einem All-in-One Ticketsystem lassen sich Kundenanfragen aus verschiedenen Kanälen in einer umfassenden Softwarelösung zentral verwalten. Es verbessert den Kundenservice durch effiziente Ticketverwaltung, Automatisierung von Routineaufgaben und eine einheitliche Benutzeroberfläche für Supportmitarbeiter. Dies führt zu schnelleren Reaktionszeiten und einem verbesserten Kundenerlebnis.
Welche Vorteile bietet die Automatisierung in einem Ticketsystem?
Die Automatisierung in einem Ticketsystem bietet zahlreiche Vorteile. Tickets können automatisch kategorisiert und somit von den richtigen Supportmitarbeitern bearbeitet werden. Routineanfragen können von Supportteams durch vordefinierte Antworten schnell bearbeitet werden. Dies spart Zeit, reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es dem Support-Team, sich auf komplexere Kundenprobleme zu konzentrieren.
Wie unterstützt ein Ticketsystem die Bearbeitung von Kundenanfragen aus verschiedenen Kanälen?
Ein modernes Ticketsystem integriert Kundenanfragen aus verschiedenen Kanälen wie E-Mail, Telefon, Live-Chat und sozialen Medien in eine einheitliche Plattform. Dies ermöglicht eine konsistente Bearbeitung und Nachverfolgung aller Anfragen, unabhängig vom Eingangskanal. Supportmitarbeiter haben so einen Überblick über die gesamte Kundenhistorie und können personalisierten Support bieten.
Welche Funktionen sollte eine gute Ticketsoftware für optimalen IT Support bieten?
Eine gute Ticketsoftware für IT-Support sollte Funktionen wie automatische Ticketerstellung, Priorisierung von Anfragen, Eskalationsmanagement und SLA-Tracking bieten. Wichtig sind auch eine benutzerfreundliche Oberfläche, Integrationen mit anderen IT-Tools, Wissensdatenbanken für schnelle Lösungsfindung und umfangreiche Berichterstattungsmöglichkeiten zur Analyse der Support-Performance.
Wie kann ein Ticketing-System zur Optimierung des Kundenservice beitragen?
A: Ein Ticketing-System optimiert den Kundenservice durch effiziente Prozesse, bessere Übersicht und schnellere Problemlösung. Es ermöglicht die Priorisierung von Anfragen, verhindert, dass Tickets übersehen werden, und bietet Einblicke in häufige Kundenprobleme. Durch Automatisierung und strukturierte Workflows können sich Supportmitarbeiter auf die Lösung von Kundenproblemen konzentrieren, was zu höherer Kundenzufriedenheit führt.
Welche Rolle spielen Dashboards und Kennzahlen in einem Ticketsystem?
Dashboards und Kennzahlen in einem Ticketsystem bieten einen Überblick über die Performance des Kundenservice. Sie zeigen wichtige Metriken wie Reaktionszeiten, Lösungsraten und Kundenzufriedenheit in Echtzeit an. Diese Daten helfen Managern, Engpässe zu identifizieren, Ressourcen effektiv zuzuweisen und datenbasierte Entscheidungen zur Verbesserung des Kundenservice zu treffen.
Wie unterscheidet sich ein All-in-One Ticketsystem von herkömmlicher Helpdesk-Software?
Ein All-in-One Ticketsystem geht über die Funktionen herkömmlicher Helpdesk-Software hinaus. Es bietet nicht nur Ticketverwaltung, sondern integriert auch Funktionen wie Kundenmanagement, Wissensmanagement, Berichterstattung und oft sogar CRM-Funktionalitäten. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung des Kundenservice und eine nahtlose Integration verschiedener Supportprozesse in einer einzigen Plattform.
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl