Vertriebssteuerung mit TOPIX

Mehr Effizienz im Vertrieb mit den CRM-Features von TOPIX

Kundenbindung dank cleverer Funktionen

Detaillierte Umsatzplanung

Durch die Aufteilung in Kundengruppen, kann der zu erwartenden Umsatz für einen beliebigen Zeitraum exakt bestimmt und der aktuelle Stand zuverlässig überwacht werden. Um zu sehen, ob und wann die Zielvorgaben erreicht sind, wird der Umsatz in einer übersichtlichen Soll/Ist-Darstellung angezeigt.

Angebotsverfolgung per E-Mail

Verkaufschancen können automatisiert per E-Mail nachverfolgt werden. Mit Hilfe eines frei wählbaren Angebotswertes kann definiert werden, ob das Angebot manuell oder durch TOPIX nachgefasst werden soll. Somit bleibt mehr Zeit für die wichtigen Projekte. Die entsprechenden E-Mail-Formulare sind bereits hinterlegt.

Verkaufschancen

Verkaufschancen bündeln verschiedenste Planungsschritte und Dokumente in einem Vorgang, sodass Informationen über die gesamte Akquise- und Verkaufsphase schnell verfügbar sind. Sie können einfach gestaltet werden, bilden jedoch auch komplexe Vorgänge effizient ab und können zudem direkt in Leistungsprojekte umgewandelt werden.

Auswertungen

Das TOPIX CRM bietet moderne grafische und tabellarische Auswertungen auf verschiedenen Ebenen. Neben der Firmenebene kann auf die Bereiche Team, Mitarbeiter und Kunde zurückgegriffen werden. Ergänzt werden die Auswertungen durch praktische Soll/Ist-Vergleiche.

Umfassende Gestaltungsmöglichkeiten

Erstellung und Archivierung von E-Mails, Briefen und Protokollen

Mit TOPIX finden Sie alle Korrespondenzen, Termine und Aufgaben an einer zentralen Stelle. Schon nach kurzer Zeit wollen Sie die übersichtliche Darstellung nicht mehr missen. Darüber hinaus können Sie gescannten Dokumente einfach Vorgängen zuordnen. Die gesamte Kommunikations-Historie wird im Verknüpfungsbereich der Firmen, Personen und Projekte lückenlos abgebildet.

WYSIWYG-Editor

TOPIX bietet bereits im Standard ein übersichtliches Verwaltungssystem für Ihre Korrespondenzen. Egal ob Brief, Fax, E-Mail oder Telefon- und Besprechungsprotokoll - Sie können die vollständige und integrierte Textverarbeitung mit WYSIWYG-Editor zur professionellen Kommunikation nutzen. Mit dem Formulareditor gestalten Sie einheitliche Vorlagen für Dokumente, Etiketten, Briefhüllen und Vieles mehr.

Textbausteine

Die Korrespondenz-Art und eine der beliebig vielen Vorlagen wählen Sie mit wenigen Klicks aus. Die Firmen- und Personendaten werden automatisch in die Korrespondenz übernommen. Mit Hilfe der Textbaustein-Bibliothek können Sie vordefinierte Elemente schnell in die Korrespondenz einfügen. Anschließend kann jedes Dokument direkt aus TOPIX heraus gedruckt, gefaxt oder per E-Mail versendet werden. Die Zuordnung und Ablage der Korrespondenz geschieht automatisch im Hintergrund.

Formularbibliothek

Die Formularbibliothek gewährleistet ein CI-gerechtes Layout ihrer Korrespondenzen. Dabei sind unsere bewährten Standardformulare bereits im Lieferumfang enthalten. Individuelle Anpassungen nehmen Sie (gerne mit unserer Unterstützung) bei Systemeinführung vor. Alle üblichen Textformatierungen und grafischen Komponenten sind hier möglich.

Praktische Features, die Ihren Vertrieb unterstützen

Individuelles Cockpit

Die modulare Schnellübersicht liefert durch grafische Auswertungen einen guten Überblick. Neben Widgets für Verkaufschancen und Business-Grafiken aus verschiedenen Programmbereichen, steht ein Tageskalender und eine Chat-Funktion zur Verfügung.

Verknüpfungsbereich als Ihre Schaltzentrale

Die Verknüpfungs-Bereiche sind Informationszentrum und Schaltzentrale zugleich. Mit einem Mausklick erstellen Sie eine E-Mail, Notiz, Termin oder einen neuen Auftrag. Alle Zuordnungen werden automatisch eingetragen. Bevor Sie einen neuen Vorgang anlegen, sehen Sie die letzte Kommunikation und alles, was in dem Moment wichtig ist. Sobald der Vorgang gesichert oder gedruckt wird, ist auch das Dokumentenmanagement und die Archivierung automatisch erledigt.

Umfassende Merkmalsverwaltung über Kategorien

Das Kategorien-System lässt sich hervorragend einsetzen, um Selektionen für Mailings, Nachfassaktionen und andere gezielte Aktivitäten vorzunehmen. Ermitteln Sie Ihre Zielgruppen schnell nach beliebigen Kategorien, Vermerken und Aktivitäten - auch in Kombination mit Umsatzverläufen oder Zuständigkeiten. Profitieren Sie zudem von der Möglichkeit, Selektionen zu addieren, miteinander zu verschneiden und nachträglich wieder einzugrenzen. Dies kann sowohl für Marketing und Vertrieb als auch für den Support genutzt werden. Hier finden Sie einige Beispiele der meist genutzten Anwendungen:

Branchenzuordnung
Firmenmerkmale (Umsatzgröße, Mitarbeiterzahl, Gründungsjahr etc.)
Marketing (Mailings, Rückläufer, Umfragen, Geschenke, Einladungen, Wettbewerbsbeobachtung etc.)
Vertrieb (Leads, besondere Angebote etc.)
Call-Center oder Hotline
Reklamationsverwaltung oder Beschwerdemanagement

Protokollierung aller Daten und Vorgänge

TOPIX bietet weitgehend automatisierte Abläufe, die vorgegebene Parameter verwenden. Über Zugriffsrechte können Sie einzelnen Mitarbeitern die Freiheit geben, diese Vorgabewerte anzupassen. Möchten Sie wissen, wann und von wem die Abweichung von Standards genutzt wurde und eventuell auch Auswertungen darüber erhalten, können Sie das TOPIX Änderungsprotokoll nutzen. Grundlage ist die Protokollierung aller Daten und Vorgänge. Da bei jeder Änderung auch der jeweils aktive Benutzer gespeichert wird, sehen Sie wer beispielsweise Konditionen angepasst oder die Vertreterprovision für einen Artikel erhöht hat. Auch globale Auswertungen dieser Änderungen sind möglich. So erfahren Sie z.B. auch, welche Umsatzeinbußen durch einen speziellen Rabatt entstanden sind, falls dieser über die Standardkonditionen wie Staffel- und Kundenpreise hinaus gewährt wurde.

Wir sind von TOPIX als erstklassige CRM-Lösung überzeugt. Es deckt alle unsere Anforderungen an ein gutes Tool ab. Dazu kommt ein Service und Support der einem auch noch wirklich weiter hilft.

Sophie S.
Informationstechnologie & -dienste, 11-50 Mitarbeiter

Features: TOPIX CRM

Verkaufschancen

Automatische Anlage einer Verkaufs-Chance bei Neukunden mit vordefinierten Schätzwerten aus Ihrem Unternehmen
Abfrage von Pflichtinformationen bereits bei der Neuanlage einer Adresse, welche automatisch im Kundenstamm hinterlegt werden
Anpassung des gesamten Verkauf Prozesses an Ihren persönlichen Bedarf
Möglichkeit der kompletten Automatisierung der Statuswechsel via Customizing
Übersichtliche Darstellung aller kaufmännischen Dokumente / Ansprechpartner / Korrespondenzen pro Verkaufs-Chance
Summenanzeige der angebotenen Artikelgruppen innerhalb der Verkaufschance
Automatische Anpassung des erwarteten Volumens anhand der vom Mitarbeiter angebotenen Artikel
Bei Auftragserteilung erfolgt eine automatische Umwandlung in ein Leistungsprojekt, inkl. Übernahme der gesamten Verkaufshistorie
Bei Ablehnung des Angebots werden alle Belege erledigt, um eine saubere Datenbank zu gewährleisten
Darüber hinaus sind Detailgründe für die Absage einzutragen, sodass Vorstände, Geschäftsführer und Vertriebsleiter die Scheiterungsgründe auswerten können

Cockpit

Verkaufsstatistik = Definition von Umsatzvorgaben, welche im Umsatztacho angezeigt und durchgeblendet werden
Verkaufschancen = Anzeige aller Projekte mit Möglichkeit der Unterteilung nach Benutzer, Monat, Status, usw. und übersichtliche Darstellung via Gantt-Chart
Detaillierte Umsatzplanung und Auswertung
Definition von Umsatzvorgaben pro Vertreter/Benutzer inkl. Unterscheidungsmöglichkeit zwischen Bestands- und Neukundenumsatz.
Darüber hinaus kann das Jahresumsatzziel auf die einzelnen Monate runtergebrochen werden, um Ihren Vertriebsmitarbeitern eine bessere und detaillierte Übersicht zu bieten

Angebotsverfolgung

Automatische Angebotsverfolgung

Definition von Voluminas bei welchen es keinen Sinn macht, dass der Vertriebsmitarbeiter selbst nachfasst
Automatischer Versand in insgesamt 2 Nachfass-Stufen ab Versand des Angebotes
Die Texte können hierbei pro Nachfass-Stufe frei von Ihnen konfiguriert werden
Automatische Schließung der Verkaufs-Chance nach drei erfolglosen E-Mails

Kundenpriorisierung

Automatische Kundenpriorisierung

Möglichkeit der automatischen Definition von Prioritäten nach Ihren definierten Kriterien
Auswertungsmöglichkeit der Prioritätshistorie zur Nachvollziehbarkeit der vertrieblichen Betreuung

Kontaktmanagement

Möglichkeit der Definition von Zeitintervallen, um die Kundenbeziehung, bzw. Kundenbindung aufrecht zu halten
Möglichkeit der Definition von Aktionen (Kundenbesuche, Telefonate, E-Mail etc.)
Auswertungsmöglichkeiten der Soll/Ist Werte
Auswertungsmöglichkeit der Umsatzentwicklung pro Kunden

Serienbriefe

Eine gute Einbettung in den Informationsfluss ist auch wichtig, wenn es um Mailings geht. Nutzen Sie die Adressaten-Informationen, die flexible Kategorisierung oder andere aktuelle Werte zur präzisen Selektion aktionsspezifischer Adresslisten. Automatisch erzeugte Auswahllisten mit Adressaten bestimmter Kriterien können in mehreren Stufen weiter eingegrenzt und variiert werden: Wenn Sie z.B. zur Vorbereitung eines Mailings bereits eine Auswahl von Adressen gespeichert hatten und nun aktuell weitere Adressen in der Bildschirm-Übersicht zusammenstellen, so stehen Ihnen alle denkbaren Varianten zur gezielten Erweiterung oder Reduzierung der Auswahl offen.

Sie können:

die bestehende Auswahl zur Übersicht hinzufügen
die Auswahl aus der Übersicht entfernen
die aktuelle Übersicht aus der Auswahl entfernen
Auswahl und Übersicht schneiden
Gemeinsame Adressen aus Auswahl und Übersicht entfernen

Bei Bedarf ist zuletzt auch eine manuelle Optimierung möglich. Dann senden Sie die Information als Brief, als Fax oder als E-Mail aus. Schnelle Druckfunktionen und die Online-Schnittstellen helfen unmerklich im Hintergrund. Und zuletzt sorgt wieder das Programm dafür, dass alles automatisch und sorgfältig protokolliert wird.

Kommunikation

Kommunikations-Funktionen

Separate Ausgabevarianten und spezielle Funktionen für Briefe, Fax und E-Mail sowie Telefon- und Gesprächsprotokolle
Leistungsfähiges, voll integriertes Textprogramm mit umfassenden Formatierungs- und Layoutmöglichkeiten
Automatische Zuordnung standortbezogener Anschriften, Adressarten und Länderkennzeichnungen
Rechtschreibprüfung
Textbausteine mit Bereichszuordnung
Beliebig viele Musterbriefe oder -verträge können abgerufen werden
Variable Verfahren für die Archivierung eingehender Briefe

Formulareditor

Leistungsfähiger Formulareditor

für die Gestaltung von Vorlagen für Briefe, Faxe, Protokolle etc...
Einbindungsmöglichkeit für nahezu alle Datenbankinhalte zur Automatisierung der Dokumentenerstellung
Einbindung von Grafik in Formularvorlagen und Textverarbeitungs-Dokumente möglich (vorzugsweise aus dem Bildkatalog)
Verwaltung von Anhängen bei allen ein- und ausgehenden Dokumenten.

E-Mail

Umfassende E-Mail-Funktionen

Autark oder im Zusammenspiel mit anderen Mail-Clients einschließlich Antwort- und Weiterleitungsfunktion
Beliebig viele E-Mail Konten für Ein- und Ausgang
Variable Signaturen mit Priorisierung
SMTP-Authentifizierung für ausgehende E-Mails
Variable Verfahren für die Archivierung eingehender E-Mails

Etikettendruck

Beliebig viele Etikettenformate als Vorlagen anlegbar
Vorlagen für Bögen in Formaten von DIN A6 bis DIN A3 im Hoch- und Querformat in beliebiger Aufteilung
Grafischer Vorlageneditor mit umfassenden Textverarbeitungs- und -gestaltungsmöglichkeiten einschließlich Bildeinbindung

Bilddatenbank

Zentrale Verwaltung von Bilddaten in unterschiedlichsten Formaten für Logos, Firmierungstexte und andere mehrfach verwendete Bildelemente
Referenzierte Platzierung dieser Bildelemente in alle Druckformulare (zur Reduzierung des benötigten Speicherplatzes)

Änderungsprotokoll

Firmenstamm

Protokollierung aller Änderungen (inkl. Neuanlage und Löschen) der Hauptanschrift und Konditionen
Standardauswertung (nach Excel exportierbar) mit folgenden Spalten: Firma, Aktion (neu/geändert/gelöscht), Mitarbeiter/Benutzer, Änderungsdatum, geändertes Feld, alter Wert, neuer Wert

Artikel

Protokollierung der Änderung (inkl. der Neuanlage) aller preis- und mengenrelevanten Felder
Standardauswertung (nach Excel exportierbar) mit folgenden Spalten: Artikel, Aktion (neu/geändert/gelöscht), Mitarbeiter/Benutzer, Änderungsdatum, geändertes Feld, alter Wert, neuer Wert

Rechnungen

Protokollierung aller manuellen Preisänderungen
Standardauswertung (nach Excel exportierbar) mit folgenden Spalten: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Mitarbeiter/Benutzer, Artikel, Artikelgruppe, Standard-VK, Kunden-VK, Sonder-VK (mit Summenbildung für die letzten 3 Spalten)
Falls keine manuellen Preisänderungen zugelassen werden sollen: Benutzerspezifische Sperre der Felder für Zahlungskonditionen, Preise sowie sämtlicher Rabatt- und Zuschlagsfelder in den Erfassungsmasken von Angebot, Auftrag und Rechnung

Weitere Highlights

Automatische Adressanlage, bzw. Aktualisierung der Detailinformationen aus dem Impressum von Websites, E-Mail Footern, etc.
Einladungsfunktion im Terminkalender für externe Teilnehmer, bzw. Drittfirmen via E-Mail (inkl. Apple- bzw. Outlook-Kalender-Integration)
CTI-Schnittstelle (Anbindung bestimmter Telefonanlagen)
Umfragesystem (gerade in Entwicklung)
Anbindung an Social-Media (gerade in Entwicklung)