Die flexible Software zur Auftragsabwicklung
Hier erfahren Sie mehr zur TOPIX Auftragsabwicklung und welche Vorteile Sie hat: In TOPIX hinterlegte Dokumente können Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden. In letzterem Fall auch mit automatisierter Erzeugung eines E-Mail-Anschreibens, das bereits die PDF-Datei als Anhang enthält. Dabei sorgt TOPIX dafür, dass alles sauber und einheitlich gestaltet vom Tisch geht. In der Layoutansicht eines Vorgangs können Sie sofort das Endergebnis überprüfen und mit allen Funktionen der Textverarbeitung optimieren.
Mit TOPIX bilden Sie unterschiedliche Einkaufspreise, Zielpreise, frei erstellte Positionen und weitere kaufmännische Varianten spielend ab. Automatische Vorschläge können Sie individuell anpassen oder ergänzen. Für individuelle Kalkulationen bietet jede Positionszeile Rabatte und ein Feld zur Eingabe freier Formeln - fast wie ein "Mini-Rechenblatt". Diese Hilfen funktionieren schnell und sichern zudem die Nachvollziehbarkeit. Erläuterungen zu den Positionen, Überschriften und Zwischensummen werden an gleicher Stelle gesetzt.
Automatisierung
Nahezu alle Informationen aus dem Artikel- und Leistungsverzeichnis werden über diverse Schnellfunktionen direkt in Kundenanfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen übernommen. Für das Auslandsgeschäft können Formulare und Artikelbeschreibungen in mehreren Sprachen ausgegeben werden. Durch die Automatismen für die Preisfindung sind Sie in der Lage, auch umfangreiche Vorgänge schnell abzuschließen.
Cleverer Workflow
Die Erzeugung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen direkt aus dem Angebot heraus sowie eine Reihe weiterer Mechanismen, sorgen für einen effizienten Arbeitsfluss. Die Statusverwaltung zeigt den aktuellen Stand auf Vorgangs- und Positionsebene an. Selbstverständlich sind diese Informationen an allen relevanten Stellen sichtbar.
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- Testzugang innerhalb von 24 Stunden
- 14 Tage Zeit zum Testen
- Laufzeit endet automatisch
- Hilfreiche Tipps und Tutorials
- Auf Wunsch beraten wir Sie individuell!
Seit dem Einsatz von TOPIX sparen wir viel Zeit beim Suchen von Artikeln sowie Seriennummern, was die Erstellung von Auftragsbelegen enorm beschleunigt. Besonders positiv ist die einfache Benutzung: neue Kollegen arbeiten sich sehr schnell in die Software ein.
Karsten H.
Gründer kommunity GmbH & Co. KG
Vorteile einer digitalen Auftragsverwaltung für Unternehmen aus dem Mittelstand
Features
Allgemein
Allgemein
- Euro- und fremdwährungsfähig
- Mehrsprachig
- Unterstützte Komponenten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine (mit automatischem Lagerabgang), Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Proforma-Rechnung
- Sammelrechnung über mehrere Lieferscheine oder Angebote/Aufträge, auch mit optionaler Verdichtung
- Direkte automatische Datenübernahme per Ein-Klick-Workflow (bei freier Änderbarkeit aller Positionen und Konditionen): Angebot in Auftrag (Bestätigung), Angebot/Auftrag in Lieferschein/Rechnung, Lieferschein(e) in Rechnung und umgekehrt, dabei wahlweise Übernahme der Betrifft-, Anfangs- und Schlusstexte des Vordokuments
- Wahlweise Stapelverarbeitung, um z.B. mehrere Aufträge zu Lieferscheinen umzuwandeln.
- Unterschiedliche MwSt-Sätze für die Positonen eines Vorgangs
- Vorgänge in Brutto- und Nettoerfassung
Preisfindung
Automatische Preisfindung
- Preisklasse individuell beim Kunden vorgebbar
- Zusätzlich oder alternativ Preisklasse(n) beim Artikel
- Möglichkeit der Verrechnung mit dem für diese Preisklasse beim Artikel hinterlegten Mengenrabatt
- Alternativ dazu beim Kunden hinterlegte Rabattsätze für Zeilen- oder Gesamtrabatt
- Alternativ oder ergänzend dazu (auch gemischt) kundenspezifische Sonderpreise
- Zusätzlich zeitlich begrenzte Aktionspreise
- Automatisch gesetzte Preise, Bezeichnungen und Beschreibungen manuell änderbar
- Rabatte in Angebot/Auftrag/Rechnung: Zeilenrabatt 1 prozentual, Zeilenrabatt 2 (alternativ als Zuschlag) prozentual/pauschal/mengenabhängig, Zwei prozentuale Globalrabatte, wahlweise Verwendung von Rabatt-Aktionsnamen mit hinterlegten Prozentsätzen bei Zeilenrabatt 1 und/oder Globalrabatt 2
- Kalkulationshilfe mit freier Rechenformel und Kommentar bei jeder Position
- Freie Positionen ohne Zugriff auf das Artikel-/Leistungsverzeichnis möglich
- Skontier- und Rabattfähigkeit pro Position ausweisbar
Übersichtlichkeit
Übersichtlichkeit
- Drei Angebotsarten: konkret, geschätzt, informell
- Detaillierter Angebots-, Auftrags- Liefer- und Rechnungsstatus
- Positionsweise Darstellung des Liefer- und Abrechnungsstatus
- Statusabhängige Summenermittlung in Angebots-, Auftrags- und Rechnungsliste
- Unterstützung des Vier-Augen-Prinzips bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
- Angebotsprognose: Wahrscheinlichkeiten, erwarteter Umsatz (einmalig und laufend), Entscheidungstermin, Lieferwunschtermin
- Wahlweise Prüfung des Lagerbestands bereits bei der Erfassung des Auftrags
- Projektzuordnung als zusätzliches Gliederungsmerkmal
- Barzahlerfunktion in der Rechnung („Gegeben“/„Zurück“)
- Verwaltung des Zahlungsstatus in der Rechnung auch manuell möglich
Druckformulare
Druckformulare
- Mitgelieferter Mustersatz für Formulare
- Formulareditor zur Änderung der mitgelieferten Formulare und zur individuellen, CI-konformer Gestaltung (wie in der Korrespondenz)
- Beliebig viele Formular-Varianten je Vorgangsart, Hoch / Quer bis A3
- Automatische Erzeugung aller Ausdrucke
Umsatzlisten
Umsatzlisten
Artikelumsatzlisten
- Druck von Umsatz, Rohertrag (absolut und prozentual) und Anzahl für jeden Artikel
- Zwei frei wählbare Perioden im Vergleich
- Verschiedene Verdichtungsoptionen (z.B. Artikel, Artikelgruppe, Projekt)
Kundenumsatzliste
- Hitliste nach Umsatz oder Rohertrag
- Wahlweise beschränkt auf die gewünschte Anzahl der Besten (verbunden mit nachfolgendem Mailing)
- Zwei frei wählbare Perioden im Vergleich
- Optional mit Artikeldetails
Schnittstellen
Schnittstellen zu Fibu, Mahnwesen und Logistik
- Automatische Übergabe aller relevanten Parameter (inkl. evtl. Rabatte auf voreinstellbare Konten) an die Finanzbuchhaltung und den Zahlungsverkehr
- Alternatives Mahnverfahren direkt aus der Fakturierung (falls nicht mit integrierter FiBu gearbeitet werden soll).
- Verwaltung von Zahlungseingängen
- Multicarrier-Versandlösung ShipXpert mit zahlreichen Versanddienstleistern wie DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Amazon, Österreichische Post, Swiss Post, Expressdienste und Weitere
Provision
Provisionsabrechnung
- Nach Vertreter und %-Satz je Kunde
- Nach Vertreter und %-Satz je Artikel/Leistung
- Nach Vertreter je Kunde und %-Satz je Artikel
- Standard-Vertreter-%-Sätze pro Rechnungsposition manuell änderbar
- Berechnung nach Rohertrag oder Nettowert
- Wahlweise nur bezahlte Rechnungen
- Optionale Provisionsminderung bei Gutschrift/Storno
Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für die Auftragsabwicklung haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist eine Software zur Auftragsabwicklung und wie kann sie Unternehmen helfen?
Eine Software zur Auftragsabwicklung ist eine intelligente Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Aufträge effizient und zentral zu verwalten. Sie ermöglicht eine einfache und schnelle Bearbeitung von Kundenaufträgen, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung. Diese Software optimiert Workflows, vermeidet Engpässe und erhöht die Transparenz in der gesamten Prozesskette.
Welche Vorteile bietet eine Auftragsbearbeitungssoftware?
Eine Software für Auftragsabwicklung bietet zahlreiche Vorteile: Sie ermöglicht eine detaillierte Erfassung von Arbeitsschritten, vereinfacht die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, und sorgt für eine übersichtliche Verwaltung von Kundenaufträgen. Zudem können Zahlungsbedingungen und Lieferdaten einfach verwaltet werden, was die Abwicklung komplexer Projekte erleichtert.
Wie kann eine effiziente Auftragsabwicklung Software die Kundenzufriedenheit steigern?
Eine effiziente Auftragsabwicklung Software trägt wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei, indem sie eine schnelle und präzise Bearbeitung von Aufträgen ermöglicht. Kunden erwarten heutzutage eine zügige Abwicklung ihrer Bestellungen. Mit wenigen Klicks können Auftragsbestätigungen verschickt, Liefertermine kommuniziert und Rechnungen erstellt werden, was zu einer verbesserten Kundenkommunikation und -zufriedenheit führt.
Welche Funktionen sollte eine gute Software für Auftragsverwaltung bieten?
Eine gute Software für Auftragsverwaltung sollte folgende Funktionen bieten:
- einfache Angebotserstellung
- automatisierte Auftragsbestätigung
- flexible Rechnungsstellung
- Verwaltung von Zahlungsbedingungen
- Überwachung von Lieferterminen
- Integration mit Buchhaltungssystemen
- Erstellung von Berichten und Analysen
- die Möglichkeit, Daten zentral in der Cloud zu speichern und von überall darauf zuzugreifen
Wie unterstützt Auftragsabwicklung Software Kleinunternehmer bei ihrer täglichen Arbeit?
Auftragsabwicklung Software unterstützt Kleinunternehmer, indem sie zeitraubende administrative Aufgaben automatisiert. Sie bietet vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Auftragsarten, ermöglicht eine einfache und übersichtliche Verwaltung von Kundenaufträgen und erleichtert die Abrechnung. Dadurch können Kleinunternehmer sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und ihre Produktivität steigern.
Wie kann eine intelligente Auftragsbearbeitungssoftware zur Vermeidung von Engpässen beitragen?
Eine intelligente Auftragsbearbeitungssoftware hilft, Engpässe zu vermeiden, indem sie einen klaren Überblick über alle laufenden Aufträge, verfügbare Ressourcen und Liefertermine bietet. Sie kann automatisch Warnungen bei drohenden Verzögerungen ausgeben und Vorschläge zur Optimierung der Auftragsabwicklung machen. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten können Unternehmen proaktiv auf potenzielle Probleme reagieren und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.
Welche Rolle spielt Cloud-Technologie in modernen Auftragsabwicklungssystemen?
Cloud-Technologie spielt eine zentrale Rolle in modernen Auftragsabwicklungssystemen. Sie ermöglicht den Zugriff auf Auftragsdaten von überall und zu jeder Zeit, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit externen Partnern wie Lieferanten, und gewährleistet eine automatische Datensicherung. Cloud-basierte Lösungen sind zudem leicht skalierbar und können flexibel an wachsende Unternehmensanforderungen angepasst werden
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl