Mediainstall GmbH

ERP-System von TOPIX erleichtert die Steuerung des Projektgeschäfts

Mediainstall ist seit 2008 als Spezialist für Medientechnik im Rhein-Main-Gebiet bekannt und für seine Kunden deutschlandweit tätig. Mit über 20 Mitarbeitern bietet das Unternehmen Lösungen in den Bereichen Videotechnik, Display, Beamer, Audio und Raummanagement an. Von Veranstaltungstechnik, Konferenzraumausstattung bis hin zu digitaler Beschilderung bringt Mediainstall die passende Technik in jedes Umfeld.

Um das Projektgeschäft optimal zu steuern, setzt Mediainstall seit 2016 das ERP-System von TOPIX ein. Aktuell erfolgt der Umstieg auf die neue TOPIX Produktlinie, um das System in den Bereichen Lager, Einkauf und Projektmanagement noch umfassender zu nutzen.

Die beliebtesten TOPIX Features

• Konfigurierbare Dashboards und flexible Maskenlayouts
• Komplette Auftragsabwicklung von Angeboten über Lieferungen und Abrechnung
• Importfunktion für Lieferantenpreislisten mit automatisiertem Abgleich der Artikeldaten
• Suchfunktionen und Übersichtslisten für schnelle Ergebnisse

Die Ausgangssituation

Das vielfältige Projektgeschäft der Mediainstall umfasst neben Standardprojekten überwiegend individuelle Sonderlösungen, die umfangreiche und exakte Planung benötigen. Um alle Geschäftsvorfälle steuern zu können, bedarf es einer flexiblen und leistungsstarken ERP-Lösung. „Wir betreuen viele Großkunden mit mehreren Standorten und Filialen. Für uns ist essenziell, dass wir alle Abläufe im Blick behalten“, erklärt Dirk Saloch, Geschäftsführer bei Mediainstall. Vor TOPIX hat das Unternehmen mit der Handwerkersoftware von Lexware gearbeitet, welche den Anforderungen in der schnelllebigen Branche nicht mehr gerecht werden konnte. „TOPIX hat uns auf Anhieb gefallen, da wir das System in unserem eigenen Rechenzentrum betreiben und unsere Mac-Umgebung nutzen können“, berichtet Dirk Saloch. TOPIX konnte das ganze Team sowohl technisch als auch funktionell überzeugen. Besonders die durchdachte Auftragsabwicklung war im Auswahlprozess ausschlaggebend. Die Möglichkeit, alle Projektschritte – von Angeboten über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen – schnell und vollständig abzubilden, war für Mediainstall ein entscheidender Vorteil.

Ein ERP, das für die Zukunft aufstellt

Das ERP-System von TOPIX ist speziell auf die Ansprüche von IT- und Technikdienstleister zugeschnitten. Mediainstall nutzt für ihre Abläufe verstärkt die Module zur Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft sowie das Zahlungs- und Mahnwesen. Mit der neuen TOPIX Produktlinie geht das Unternehmen nun auch den nächsten Schritt. Besonders die frei konfigurierbaren Dashboards und das optimierte Projektmanagement-Tool werden künftig eine zentrale Rolle spielen, um das Business noch effizienter zu steuern.

Wir haben bei Dirk Saloch, Geschäftsführer von Mediainstall, nachgefragt, wie seine bisherigen Erfahrungen mit TOPIX sind und welche Erwartungen er an den Umstieg auf das neue Produkt hat.

Wie haben Sie die Einführungsphase mit TOPIX empfunden?

„Die Einführung war ein superschneller Prozess. Wir haben im Grunde bei null angefangen und nur unseren Kundenstamm sowie die rund 200 Lagerartikel manuell übernommen. Das war alles innerhalb einer Woche erledigt, also wirklich problemlos. Auch nach der Installation gab es kaum Fragen, und wir konnten direkt loslegen.“

Was schätzen Sie besonders an TOPIX für Ihren Alltag?

„Die ganze Auftragsabwicklung mit TOPIX ist aus unserem Geschäft nicht mehr wegzudenken. Auch die Suchfunktionen und Tabellenübersichten erleichtern uns vieles. Besonders gefällt mir auch die Importfunktion von Lieferantenpreislisten. Sie ermöglicht es uns, Preise und Artikelinformationen automatisch zu aktualisieren. Bei steigender Anzahl an Lieferanten und Artikeln spart uns das enorm viel Zeit.“

Wie fällt Ihr Fazit zum neuen TOPIX aus?

„Unsere Lager- und Werkstattkapazitäten haben sich in diesem Jahr verdoppelt, und die Anforderungen in der Branche wachsen stetig. Für uns ist jetzt ein Punkt erreicht, bei dem es unerlässlich ist, alle Warenflüsse und Vorgänge lückenlos abzubilden. Mit dem neuen TOPIX werden wir das ERP noch umfassender nutzen, insbesondere in der Lagerführung und im Projektmanagement.

Wir haben intensiv getestet und freuen uns jetzt auf den Umstieg. Es gibt einige tolle neue Features, die sogar schon auf unserer Wunschliste standen, und wir sind überzeugt, dass TOPIX uns auch in Zukunft genau das bietet, was wir für unser Unternehmen brauchen.“

Auf welche Features freuen Sie sich am meisten?

„Die individuell konfigurierbaren Dashboards sind für uns ein echtes Highlight. Jeder Mitarbeiter kann seine Ansichten so personalisieren, dass alle wichtigen Aufgaben, wie offene Angebote, Rechnungen und Projektreports, jederzeit im Blick sind. Sogar wichtige Drittanwendungen wie CAD-Programme lassen sich problemlos integrieren.

Ein weiteres Plus ist die flexible Anpassung der Maskenlayouts. So können wir beispielsweise die Artikelansichten genau auf die für uns relevanten Felder reduzieren. Insgesamt lässt sich TOPIX jetzt noch einfacher auf unsere Prozesse zuschneiden – und der moderne Look ist natürlich auch ansprechend.“

Wie sind Ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit TOPIX?

„Die Zusammenarbeit mit TOPIX ist auf allen Ebenen super. Ein sehr qualifiziertes Support-Team steht immer kompetent und mit persönlichen Ansprechpartnern zur Verfügung. Das ist mittlerweile echt selten und das schätzen wir sehr.

Was uns auch besonders auffällt: TOPIX ist ein extrem sicher laufendes und zuverlässiges System. Die Software läuft nahezu störungs- und wartungsfrei und benötigt kaum Ressourcen. Einmal im Jahr gibt es ein kurzes Update, und das warʼs.“