Funktionsübersicht
Auf dieser Seite sind die Funktionen der einzelnen Produktbereiche von TOPIX zentral gebündelt dargestellt. Die Übersicht zeigt den gesamten Funktionsumfang in strukturierter Form – von CRM über ERP bis hin zu Finanzbuchhaltung und HR. So lässt sich schnell erkennen, welche Möglichkeiten TOPIX bietet. Gleichzeitig ist auch ein direkter Einstieg in die jeweiligen Detailseiten der einzelnen Bereiche möglich.
Adressverwaltung
Mit der Adressverwaltung von TOPIX organisieren Unternehmen alle Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten zentral in einem System. Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen sorgen dafür, dass Kontakte schnell gefunden werden, während Funktionen wie Dublettenprüfung und automatische Aktualisierungen die Datenqualität sichern. Alle Adressdaten lassen sich direkt in weitere Geschäftsprozesse wie Angebote, Rechnungen oder Supportfälle übernehmen und erleichtern so die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
Firmen- und Personenerfassung
Zentrale Verwaltung von Unternehmen und Einzelpersonen in einem System. Das sorgt für mehr Übersicht und vereinfacht die Stammdatenpflege.
Gemeinsame Adressdatenbank
Kunden- und Lieferantenadressen werden gemeinsam in einer zentralen Datenbank geführt. So sind alle relevanten Informationen schnell auffindbar und doppelte Datenhaltung wird vermieden.
Gemeinsamer Rollen-Datensatz
Ein Datensatz kann gleichzeitig als Kunde und Lieferant genutzt werden, wenn eine Firma beide Rollen erfüllt. Das spart Pflegeaufwand und verhindert redundante Einträge.
Mehrere Anschriften pro Adressat
Zu einem Adressaten lassen sich beliebig viele Anschriften, zum Beispiel für Filialen oder Standorte, hinterlegen. Dadurch bleiben auch komplexe Unternehmensstrukturen übersichtlich abbildbar.
Unterschiedliche Anschriftstypen je Vorgang
Anschriften können gezielt unterschiedlichen Verwendungszwecken wie Kontakt, Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Bestellung oder Mahnung zugeordnet werden. Das reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
Flexible Adressarten
Adressarten lassen sich flexibel definieren, etwa für postkonforme Anschriften, Auslandsanschriften oder Privatanschriften. So passt sich die Adressverwaltung an individuelle Anforderungen an und unterstützt eine saubere Kommunikation.
Ansprechpartnerverwaltung
Pro Firma können beliebig viele Ansprechpartner mit ihren jeweiligen Daten erfasst werden. Dadurch ist immer der richtige Kontakt greifbar, was die Kommunikation persönlicher und effizienter macht.
Telekommunikationskontakte je Anschrift
Zu jeder Anschrift können beliebig viele Kommunikationsdaten wie Telefon, E-Mail oder Fax hinterlegt werden. Das erleichtert die schnelle Kontaktaufnahme und verbessert die Erreichbarkeit im Arbeitsalltag.
Direkte Browser-Anbindung
Hinterlegte Web-Adressen lassen sich direkt aus dem Datensatz im Browser öffnen. Das spart Zeit und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf weiterführende Informationen.
Flexible Kategorisierung
Adressen können mit beliebig vielen Merkmalen und Oberbegriffen strukturiert werden. So lassen sich Kontakte gezielt filtern, auswerten und für unterschiedliche Zwecke nutzen.
Dublettensuche
Die integrierte Dublettensuche hilft dabei, doppelte Datensätze schnell zu erkennen und zu vermeiden. Das erhöht die Datenqualität und schafft eine verlässliche Grundlage für alle Prozesse.
Dossierdruck
Alle wichtigen Informationen zu Firmen und Personen können gebündelt in einem Dossier ausgegeben werden. Dadurch stehen relevante Daten jederzeit kompakt zur Verfügung, zum Beispiel für Termine, Abstimmungen oder die Kundenbetreuung.
Zentraler Verknüpfungsbereich
Der Verknüpfungsbereich bündelt alle zugehörigen Informationen zu Firmen, Personen oder Projekten an einem Ort. Dadurch behalten Nutzer jederzeit den Überblick über alle Aktivitäten, Dokumente und Zusammenhänge.
Direkter Zugriff auf verknüpfte Daten
Ansprechpartner, Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Korrespondenzen, Notizen und Dokumente können per Doppelklick direkt geöffnet werden. Das spart Zeit und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Zugriff auf kaufmännische Belege
Bei Nutzung entsprechender Module sind auch Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen oder Wareneingänge direkt erreichbar. So werden Vertriebs-, Service- und Finanzprozesse transparent miteinander verknüpft.
Unternehmensbeziehungen sichtbar
Beziehungen zwischen Firmen können direkt im Datensatz angezeigt werden. Dadurch lassen sich Unternehmensstrukturen, Partnerfirmen oder verbundene Organisationen leichter nachvollziehen.
Direkte Bearbeitungsfunktionen
Neue Datensätze oder Dokumente können direkt angelegt, dupliziert, gelöscht oder gedruckt werden, ohne den Bereich wechseln zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe und reduziert unnötige Klickwege.
Flexible Dokumentenanzeige
Die angezeigten Dokumente lassen sich nach Art, Zeitraum und Anzahl filtern. So sehen Nutzer immer genau die Informationen, die für ihre aktuelle Aufgabe relevant sind.
Benutzerspezifische Einstellungen
Individuelle Einstellungen im Verknüpfungsbereich werden für jeden Nutzer gespeichert. Dadurch kann jeder Anwender die Ansicht an seine Arbeitsweise anpassen und effizienter arbeiten.
Business Intelligence Software
Mit Business Intelligence im TOPIX CRM werten Unternehmen ihre Kunden- und Vertriebsdaten gezielt aus und gewinnen fundierte Entscheidungsgrundlagen. Zentrale Kennzahlen, Auswertungen und individuell anpassbare Dashboards schaffen Transparenz über Umsätze, Aktivitäten und Entwicklungen. So lassen sich Trends frühzeitig erkennen, Prozesse optimieren und strategische Maßnahmen datenbasiert steuern.
Vorkonfigurierte Standardauswertungen
Sofort verfügbare Reports wie Artikelumsätze oder offene Posten stehen bereits vorkonfiguriert bereit. Dadurch können wichtige Kennzahlen ohne Vorarbeit direkt ausgewertet werden.
Ausgabe als PDF oder Bildschirmansicht
Auswertungen lassen sich flexibel entweder direkt am Bildschirm anzeigen oder als PDF ausgeben. Das erleichtert die schnelle Kontrolle ebenso wie die Weitergabe oder Ablage von Ergebnissen.
Einfache Nutzung ohne Einrichtung
Die Standardauswertungen sind ohne aufwendige Einrichtung sofort einsatzbereit. Das spart Zeit und ermöglicht auch einen schnellen Einstieg ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand.
Direkter Zugriff aus relevanten Bereichen
Reports können direkt aus den jeweiligen Bereichen wie Rechnungen oder Verkauf aufgerufen werden. So gelangen Nutzer ohne Umwege zu den passenden Auswertungen und arbeiten effizienter im Tagesgeschäft.
Berücksichtigung gezielter Datenauswahlen
Vorhandene Datenauswahlen werden in den Auswertungen gezielt übernommen. Dadurch lassen sich genau die Informationen anzeigen, die für die jeweilige Fragestellung relevant sind.
Individuelle Report-Erstellung
Reports lassen sich flexibel aus beliebigen Datenfeldern zusammenstellen. Dadurch entstehen genau die Auswertungen, die zu den individuellen Anforderungen und Fragestellungen im Unternehmen passen.
Einfache Feldauswahl
Die Auswahl der Inhalte erfolgt per Drag-and-drop bzw. über eine einfache Feldauswahl. Das macht die Erstellung auch ohne großen technischen Aufwand komfortabel und schnell.
Flexible Sortier- und Gestaltungsmöglichkeiten
Berichte können nach Wunsch sortiert und im Layout individuell gestaltet werden, zum Beispiel bei Schriftart, Farbe oder Aufbau. So entstehen übersichtliche Auswertungen, die sowohl funktional als auch optisch überzeugen.
Vielfältige Ausgabeformate
Die erstellten Reports können als PDF, HTML oder Datei, etwa für den Excel-Import, ausgegeben werden. Das erleichtert die Weiterverarbeitung, den Austausch und die Nutzung in unterschiedlichen Anwendungsfällen.
Dynamische Analysen
Arbeitsblätter ermöglichen flexible Auswertungen ähnlich wie in einer Tabellenkalkulation. So lassen sich Daten schnell analysieren und aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten.
Frei definierbare Auswertungskriterien
Kriterien, Merkmale und Zeiträume können individuell festgelegt werden. Dadurch entstehen genau die Analysen, die für aktuelle Fragestellungen und Entscheidungen relevant sind.
Hierarchische Gliederungen
Daten können in hierarchischen Strukturen dargestellt werden, zum Beispiel von der Artikelgruppe bis zum einzelnen Artikel. Das schafft mehr Transparenz und erleichtert die detaillierte Auswertung.
Manuelle Ergänzungen und Formeln
Arbeitsblätter können um eigene Werte, Kommentare oder Formeln ergänzt werden. So lassen sich individuelle Berechnungen und zusätzliche Informationen direkt in die Analyse einbinden.
Excel- und CSV-Schnittstelle
Der Export und Import mit Excel oder CSV ist problemlos möglich. Das vereinfacht die Weiterverarbeitung, den Datenaustausch und die Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe.
Dashboard-Integration mit Diagrammen
Arbeitsblätter lassen sich in Dashboards integrieren und grafisch als Balken-, Linien- oder Säulendiagramm darstellen. Dadurch werden Zusammenhänge schneller sichtbar und Ergebnisse lassen sich leichter interpretieren.
Automatische Aktualisierung
Auswertungen können in definierten Intervallen automatisch aktualisiert werden. So arbeiten Nutzer jederzeit mit aktuellen Daten und sparen manuellen Pflegeaufwand.
Individuelle Custom Reports
Reports können persönlich eingerichtet und automatisch mit aktuellen Daten versorgt werden. Dadurch stehen jederzeit individuelle Auswertungen ohne manuellen Aufwand zur Verfügung.
Flexible Filter- und Auswertungskriterien
Filter und Kriterien lassen sich individuell definieren und anpassen. So erhalten Nutzer genau die Informationen, die sie für ihre spezifischen Fragestellungen benötigen.
Pivotgrid für flexible Analysen
Ein integriertes Pivotgrid ermöglicht die freie Zusammenstellung von Daten über Spalten und Abhängigkeiten hinweg. Dadurch lassen sich komplexe Zusammenhänge einfach analysieren und übersichtlich darstellen.
Benutzer- und Rechteverwaltung
Zugriffsrechte können gezielt gesteuert werden, sodass festgelegt ist, wer Reports sehen oder bearbeiten darf. Das sorgt für Datensicherheit und klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen.
Dashboard-Integration
Custom Reports lassen sich in Dashboards integrieren und zentral visualisieren. So haben Nutzer wichtige Kennzahlen und individuelle Auswertungen jederzeit im Blick.
Analytik-Report PRO für operative Unternehmensbereiche
TOPIX Analytik-Report PRO ist ein erweitertes Auswertungswerkzeug speziell für Bereiche wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Artikel, Leistungen, Jobs und Mitarbeiter. Dadurch lassen sich genau diese operativen Daten besonders tiefgehend und flexibel analysieren.
Flexible Inhaltsauswahl
Inhalte wie Netto, Brutto, MwSt., Einkaufspreis, Rohertrag, Menge, Rabatt, Zuschlag, Fee oder KSV können gezielt in die Auswertung übernommen werden. So erhalten Unternehmen genau die Kennzahlen, die für Steuerung, Kontrolle und Bewertung relevant sind.
Frei definierbare Merkmale
Auswertungen können anhand individueller Merkmale definiert werden, zum Beispiel für alle, bezahlten, offenen oder gemahnten Rechnungen. Dadurch lassen sich Daten sehr gezielt eingrenzen und präzise auswerten.
Frei wählbare Auswertungszeiträume
Zeiträume können flexibel festgelegt werden – passend zur jeweiligen Fragestellung oder Analyse. Das erleichtert Vergleiche und schafft eine verlässliche Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.
Auswertungen auf Firmen-, Projekt- oder Artikelbasis
Analysen lassen sich wahlweise auf Firmen-, Projekt- oder Artikelebene aufbauen. So können Ergebnisse genau auf der Ebene betrachtet werden, auf der sie für Vertrieb, Einkauf oder Controlling benötigt werden.
Hierarchische Datenanalysen
Auch mehrstufige Hierarchien wie Artikelobergruppe, Artikelgruppe und Artikel können in die Auswertung einbezogen werden. Dadurch werden Zusammenhänge besser sichtbar und detaillierte Analysen deutlich einfacher.
Umfangreiche Formatierungs- und Rechenfunktionen
Für Auswertungen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Formatierung und Berechnung zur Verfügung. So lassen sich Daten nicht nur präzise analysieren, sondern auch übersichtlich und verständlich aufbereiten.
Individuelle Zugriffsrechte
Für jede Auswertung können eigene Zugriffsrechte vergeben werden. Das sorgt für Datensicherheit und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen sensible Informationen einsehen oder bearbeiten können.
Erweiterte Auswahlkriterien
Zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, etwa zum Ausschluss freier Artikel oder Sets, ermöglichen besonders differenzierte Auswertungen. Dadurch werden Analysen noch präziser und besser auf konkrete Anforderungen abgestimmt.
Verdichtung und Datenglättung
Daten können verdichtet und automatisiert geglättet werden, um Entwicklungen besser erkennbar zu machen. Das unterstützt eine klarere Bewertung von Trends und erleichtert die Interpretation umfangreicher Datenbestände.
Ergänzung um weiterführende Informationen
Auswertungen können um zusätzliche Informationen erweitert werden. Dadurch entsteht ein umfassenderes Bild, das Zusammenhänge transparenter macht und fundiertere Entscheidungen ermöglicht.
Speicherung individueller Konfigurationen
Einmal erstellte Auswertungskonfigurationen können gespeichert und jederzeit wiederverwendet werden. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Analysen im Tagesgeschäft.
Grafische Darstellung
Ergebnisse lassen sich zusätzlich in Diagrammen und Charts visualisieren. Dadurch werden Kennzahlen, Entwicklungen und Auffälligkeiten schneller erkennbar und leichter kommunizierbar.
BI-Schnittstelle für externe Auswertungen
Die TOPIX BI-Schnittstelle ermöglicht die gezielte Bereitstellung von Daten für externe Analyse- und BI-Tools. Dadurch lassen sich unternehmensweite Auswertungen flexibel erweitern und unabhängig von TOPIX nutzen.
Manuelle und automatisierte Datenbereitstellung
Stamm- und Bewegungsdaten können sowohl manuell als auch automatisiert exportiert werden. Das schafft Flexibilität und stellt sicher, dass Daten je nach Bedarf aktuell zur Verfügung stehen.
Unterstützung zentraler Unternehmensbereiche
Daten aus CRM, ERP, Finance und HR können über die Schnittstelle ausgegeben werden. Dadurch entsteht eine umfassende Datenbasis für ganzheitliche Analysen im Unternehmen.
Kompatibilität mit BI-Tools
Die Schnittstelle ist kompatibel mit gängigen Analyse-Tools wie Tableau, Qlik oder Excel. So können bestehende BI-Lösungen problemlos angebunden und weiter genutzt werden.
Integrierter Exportassistent
Der Export erfolgt komfortabel über einen integrierten Assistenten. Das vereinfacht die Einrichtung und ermöglicht auch ohne tiefgehende technische Kenntnisse eine schnelle Nutzung.
Zeitgesteuerte Exporte
Exporte können automatisiert und zeitgesteuert über einen Scheduler ausgeführt werden. Dadurch stehen Daten regelmäßig aktuell zur Verfügung, ohne manuellen Aufwand.
Flexible Datenspeicherung
Exportierte Daten können auf externen Speicherorten wie Fileservern abgelegt werden. Das erleichtert die Weiterverarbeitung und Integration in bestehende IT-Strukturen.
Integrierte Benutzerrechtesteuerung
Zugriffsrechte können gezielt gesteuert werden, um den Zugriff auf sensible Daten zu kontrollieren. Das sorgt für maximale Datensicherheit und klare Verantwortlichkeiten.
Exportprotokollierung
Alle Exporte werden vollständig protokolliert. Dadurch sind Datenflüsse jederzeit nachvollziehbar und transparent dokumentiert.
Überwachung der Exportprozesse
Die Exportprozesse können überwacht werden, um eine fehlerfreie Datenbereitstellung sicherzustellen. Das erhöht die Datenqualität und sorgt für verlässliche Auswertungen in angebundenen Systemen.
Software für Dokumentenmanagement
Mit dem TOPIX DMS verwalten Unternehmen alle Dokumente zentral, sicher und direkt im System – ohne zusätzliche Software oder Schnittstellen. Dateien werden automatisch den passenden Vorgängen zugeordnet, lassen sich per Volltextsuche in Sekunden finden und unterstützen strukturierte, papierlose Prozesse. Durch Funktionen wie revisionssichere Archivierung, Zugriffskontrollen und automatisierte Workflows sorgt das DMS für mehr Effizienz, Transparenz und eine deutliche Entlastung im Arbeitsalltag.
Verarbeitung von Eingangsrechnungen via KI (Rossum)
Das TOPIX DMS bietet mit dem Cloud-Service Rossum eine intelligente Möglichkeit, Rechnungsdaten per OCR auf Positionsebene zu erfassen und in TOPIX zu verarbeiten. Rossum verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den menschlichen Ansatz zur Datenextraktion aus Geschäftsdokumenten zu replizieren. Vorbei sind die Zeiten von manueller Dateneingabe, die fehleranfällig, zeitaufwändig und teuer ist.
Rossum besteht aus vier Schlüsselkomponenten: einer innovativen KI-Engine, einer intuitiven Validierungs-Benutzeroberfläche, einer leistungsstarken Berichts-Engine und einer erstklassigen Erweiterungsumgebung. Die Cloud-Lösung von Rossum ist sofort einsatzbereit. Damit sparen Sie Zeit und Kosten und erhalten einen schnellen ROI. Reduzieren Sie Ihren manuellen Aufwand und rationalisieren Sie Ihre Prozesse.
Revisionssichere und GoBD-konforme Belege
Das TOPIX DMS legt Ihre ausgehenden Belege revisionssicher und GoBD-konform als PDF mit dem unveränderten Originaldokument im Anhang ab. Archiviert werden dabei zum einen eigenerzeugte Dokumente wie Korrespondenz, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung. Zum anderen werden auch eingehende Dokumente verarbeitet, die per E-Mail, HotFolder, Drag&Drop oder per Scan in Ihr System gelangen. Eingehende Dokumente werden automatisch in Ihren ERP-Workflow integriert. Je nach Typ der eingehenden Daten werden abhängige Prozesse automatisiert angesteuert wie z.B. die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung mit Anlage der Eingangsrechnung und der zugehörigen Positionen. Die Zuordnung hochindividueller Dokumente zu einem ERP-Bereich kann selbstverständlich auch nachträglich erfolgen und angepasst werden.
Volltextsuche
Alle archivierten Dokumente werden direkt im PDF/A-Format gespeichert oder nachträglich in dieses Format überführt. Dadurch ist eine vollständige Indexierung der Dokumente und eine komfortable Volltextsuche möglich. Mit dieser Volltextsuche können Sie über alle Programmbereiche hinaus auch nach speziellen Formulierungen und Textpassagen suchen. Multi-Schlagwort-Felder für Fremddokumente optimieren die Suche zudem. Informationen aus mit OCR-Technologie gescannten Papierdokumenten in TOPIX sind ebenfalls komplett les- und durchsuchbar. Im Viewer-Fenster werfen Sie einen schnellen Blick auf ein Dokument, ohne es öffnen zu müssen.
Automatische Belegbildübergabe
Metadaten aus relevanten Belegen wie Rechnungsnummer, -datum, -betrag, Absender und Steuernummer können im TOPIX DMS automatisiert erfasst und kontiert werden. In Verbindung mit der DATEV-Schnittstelle können Sie diese Daten direkt elektronisch an den Steuerberater oder das Steuerbüro übermitteln.
Durchgängiger Dokumenten-Workflow
Sie können mit TOPIX Ihren kompletten Dokumenten-Workflow abbilden. Für Fremddokumente, Papierdokumente oder eingehende Dokumente stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, Daten in TOPIX zu übertragen: per Mail, (OCR-) Scanner, HotFolder oder Drag&Drop. Darüber hinaus können Sie dank der revisionssicheren Archivierung ausgehender bzw. elektronischer Dokumente die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig eine unternehmensweite, zentrale und intuitive Ablage schaffen. Die vorhandenen Informationen sind immer komplett und aktuell. Alle Mitarbeiter haben die benötigten Vorgänge direkt im Zugriff - mobil und in Echtzeit. Dank zahlreicher Automatismen sinkt der manuelle Aufwand und die Fehlerquote. Die hohe Transparenz sowie die einfachen und schnellen Auswertungen sorgen für höchstmögliche Effizienz.
Datenschutz und Zugriffssicherheit
Dadurch, dass Sie alle Daten in TOPIX – Ihrem zentralen System – verwalten, fällt es Ihnen leicht, die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen und die Zugriffssicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus steigern Sie die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. Dank des dedizierten 7-stufigen Vertraulichkeitssystems, erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die die entsprechende Berechtigung besitzen.
Verfahrensdoku
Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können. Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht eine Vorlage im Word-Format (zip, 106kB) zur Verfügung. Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.
Software für Terminverwaltung
Mit der Terminverwaltung von TOPIX planen und koordinieren Sie Termine, Aufgaben und Ressourcen zentral in einem System. Teamkalender, flexible Ansichten und intelligente Filter sorgen für den nötigen Überblick, während automatisierte Abläufe und Wiedervorlagen die tägliche Organisation erleichtern. Durch die nahtlose Integration in CRM und ERP werden Termine direkt mit Kunden, Projekten und Vorgängen verknüpft – für effizientere Planung und strukturierte Prozesse im gesamten Unternehmen.
Flexible Kalenderansichten
Termine können in Tages-, Mehrtages-, Wochen-, Mehrwochen- oder Monatsansicht dargestellt werden. Dadurch lässt sich die Planung optimal an den jeweiligen Arbeitskontext anpassen und sorgt für maximale Übersicht.
Erweiterte Filteroptionen für Ereignisse
Ereignisse lassen sich gezielt ein- oder ausblenden, z. B. eigene, private, allgemeine oder interne Termine. So bleibt der Kalender auch bei vielen Einträgen übersichtlich und auf das Wesentliche reduziert.
Gruppierung nach Benutzern und Terminarten
Die Anzeige kann nach bestimmten Benutzergruppen, Abteilungen, Teams oder einzelnen Personen gefiltert werden. Zusätzlich lassen sich gezielt Terminarten auswählen. Das erleichtert die Abstimmung und Planung im Team erheblich.
Speicherung individueller Ansichten
Beliebig viele Filter- und Anzeigeeinstellungen können als Konfiguration gespeichert werden. So lassen sich häufig genutzte Ansichten schnell wieder aufrufen und sparen Zeit im Arbeitsalltag.
Persönliche Standardansicht
Jeder Nutzer kann eine individuelle Standardkonfiguration festlegen. Dadurch startet der Kalender immer mit der bevorzugten Ansicht und unterstützt eine effiziente Arbeitsweise.
Flexible Zeitnavigation
Der gewünschte Zeitraum kann schnell gewählt werden – z. B. über „Heute“, einen Monatskalender, eine Tagesleiste oder Auswahllisten für Monat und Jahr. Das ermöglicht ein schnelles Navigieren zu relevanten Terminen.
Drag-and-Drop für Termine
Termine lassen sich per Drag-and-drop einfach verschieben oder duplizieren. Das erleichtert die Planung und spart Zeit bei kurzfristigen Änderungen.
Detailanzeige per Mouse-Over
Wichtige Informationen zu Terminen werden direkt beim Überfahren mit der Maus angezeigt. So sind alle relevanten Details sofort sichtbar, ohne den Termin öffnen zu müssen.
Terminerstellung via Doppelklick
Neue Termine können per Doppelklick oder durch Markieren eines Zeitbereichs angelegt werden. Das macht die Erfassung schnell und intuitiv im täglichen Einsatz.
Direktes Löschen von Terminen
Termine können direkt mit einer Sicherheitsabfrage gelöscht werden. Das sorgt für eine einfache Bedienung bei gleichzeitigem Schutz vor versehentlichen Löschungen.
Vollbildmodus
Der Kalender kann im Fullscreen-Modus angezeigt werden. Dadurch steht mehr Platz für die Übersicht zur Verfügung, was besonders bei vielen Terminen hilfreich ist.
Verschiedene Ereignistypen
Unterstützung von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen mit jeweils passenden Zeitangaben. Dadurch lassen sich unterschiedliche Arbeitsvorgänge strukturiert planen und verwalten.
Orts- und Platzangaben
Für Termine und Aufgaben können Ort sowie Ausführungsort hinterlegt werden. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und verbessert die Organisation bei externen Terminen oder verteilten Teams.
Wiederholungsautomatik
Termine und Aufgaben können automatisch in definierten Intervallen wiederholt werden. Das reduziert manuellen Aufwand und stellt sicher, dass regelmäßige Aktivitäten nicht vergessen werden.
Benachrichtigungs- und Bestätigungsfunktion
Delegierte Termine und Aufgaben können mit Benachrichtigungen und Bestätigungen versehen werden. So bleibt transparent, wer informiert ist und welche Aufgaben übernommen wurden.
Individuelle Ereignisarten
Es können beliebig viele eigene Termin- und Aufgabenarten definiert werden. Dadurch lässt sich das System optimal an unternehmensspezifische Prozesse anpassen.
Vordefinierter Ereignisarten-Stamm
Bereits mitgelieferte Ereignisarten stehen direkt zur Auswahl bereit. Das erleichtert den Einstieg und ermöglicht eine schnelle Nutzung ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand.
Detaillierte Konfiguration je Ereignisart
Das Verhalten (Farbe, Schrift, Banner, etc.) jeder Ereignisart kann individuell konfiguriert werden. So lassen sich Abläufe präzise steuern und optimal an unterschiedliche Anforderungen anpassen.
Flexible Kalenderdarstellung
Die Darstellung von Terminen im Kalender kann je nach Ereignisart individuell angepasst werden. Dadurch wird die Übersicht verbessert und wichtige Termine sind schneller erkennbar.
Beliebig viele Benutzer pro Ereignis
Terminen und Aufgaben können beliebig viele Benutzer zugewiesen werden. Dadurch lassen sich gemeinsame Aktivitäten einfach koordinieren und im Team effizient abstimmen.
Zuweisung „nur zur Kenntnis“
Benutzer können gezielt „nur zur Kenntnis“ hinzugefügt werden. So bleiben relevante Personen informiert, ohne aktiv in die Durchführung eingebunden zu sein.
Einbindung von Ansprechpartnern
Ansprechpartner aus Firmen (z. B. Kunden oder Lieferanten) können direkt Ereignissen zugeordnet werden. Das sorgt für eine bessere Verzahnung von Terminverwaltung und Kundenkommunikation.
Anwesenheitsanzeige
Die Verfügbarkeit anderer aktiver TOPIX-Nutzer wird angezeigt. Dadurch lassen sich Termine besser planen und Abstimmungen einfacher koordinieren.
Flexible Erinnerungsfunktion
Erinnerungen können direkt im TOPIX Arbeitsplatz oder per E-Mail erfolgen. So werden wichtige Termine und Aufgaben zuverlässig eingehalten.
Bestätigungs- und Ablehnungsfunktion
Terminanfragen können direkt im TOPIX Client oder per E-Mail bestätigt oder abgelehnt werden. Das vereinfacht die Abstimmung und sorgt für klare Rückmeldungen.
Unterstützung für Fixtermine und Absagen
Termine können als verbindlich markiert oder abgesagt werden. Dadurch bleibt die Planung transparent und Änderungen sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Automatische Bezugsverknüpfung
Beim Anlegen eines Ereignisses aus einem bestehenden Datensatz wird automatisch eine Verknüpfung hergestellt. So bleiben Zusammenhänge erhalten und Informationen sind schnell auffindbar.
Ergebnisprotokollierung
Ergebnisse von Terminen oder Aufgaben können direkt dokumentiert werden. Das schafft Transparenz und unterstützt die Nachverfolgung von Aktivitäten.
Ereignisketten
Folgeprozesse können als Ereignisketten abgebildet werden, inklusive vordefinierter Ergebnisse und automatischer Anlage von Folgeereignissen. Das strukturiert Abläufe und reduziert manuellen Aufwand.
Überschneidungsprüfung
Termine werden auf Überschneidungen geprüft, um Konflikte zu vermeiden. Dadurch wird eine realistische und verlässliche Planung sichergestellt.
Intelligente Sucheingrenzung
Suchvorgänge können gezielt eingeschränkt werden. So lassen sich relevante Termine und Aufgaben schneller finden.
Anbindung an Microsoft Teams
Durch die Anbindung an Microsoft Teams können Teams-Einladungen automatisch erstellt werden. Relevante Teams-Informationen werden direkt in das Ereignis zurückgespiegelt, sodass alle wichtigen Daten zentral in TOPIX verfügbar bleiben und die Terminorganisation deutlich vereinfacht wird.