Projekte erfolgreich abschließen – mit TOPIX
Ein effizientes Projektmanagement ist essenziell, um Ziele zu erreichen, Ressourcen optimal zu nutzen und den Erfolg Ihrer Projekte zu sichern. Doch ohne klare Strukturen und Werkzeuge können Projekte leicht ins Stocken geraten, Deadlines verpasst oder wichtige Aufgaben übersehen werden – mit potenziell gravierenden Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Die Projektmanagement Software von TOPIX hilft Ihnen, solche Herausforderungen gezielt zu meistern. Sie schafft Transparenz in allen Projektphasen, verbessert die Zusammenarbeit im Team und unterstützt Sie dabei, Prozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Dank ihrer flexiblen Funktionen passt sich die Software den Anforderungen verschiedenster Branchen an und ist insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine ideale Lösung.
Mit TOPIX behalten Sie jederzeit den Überblick und bringen Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss. Beschleunigen und vereinfachen Sie wiederkehrende Projektaufgaben, wie:
- die Planung und Verwaltung von Projektbudgets
- die Koordination von Teams und Ressourcen
- die Organisation von regelmäßigen Meetings und Reviews
- die Überwachung von Deadlines und Meilensteinen
- das Reporting und die Analyse von Projektfortschritten
- die Abrechnung und Nachkalkulation von Projekten
Datenkonsistenz
Daten der Projektmanagement Software von TOPIX können Sie schnittstellenfrei in die Finanzbuchhaltung oder Kosten- und Leistungsrechnung von TOPIX übertragen. Alternativ übergeben Sie die buchhalterisch relevanten Daten über die DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Durch Zugriffsrechte können Sie die Aktions- und Einblickberechtigungen für jeden Mitarbeiter steuern. Auch freie Mitarbeiter lassen sich so sicher integrieren. Bei Bedarf ist auch eine Eingrenzung der Projektzugriffe pro Abteilung (Arbeitsgruppe) möglich.
Mobiler Zugriff
Per Web- oder iPhone/iPad-Client können Sie projekt- und kundenrelevante Informationen schnell abrufen. Der Zugriff erfolgt dabei immer auf den zentralen Server unter Berücksichtigung aller oben erwähnten Zugriffsberechtigungen. Darüber hinaus können Sie neben der TOPIX Projektverwaltung auch noch die Bereiche CRM und ERP von TOPIX nutzen. Damit haben Sie all Ihre Daten in einem System und können Ihre Prozesse optimieren.
Vorteile für Unternehmen aus dem Mittelstand
Mit der TOPIX Projektverwaltung realisieren Sie Ihre Projekte erfolgreich und vereinfachen Ihre Abläufe erheblich. Die Strukturen können Sie leicht an Ihren Bedarf und eigene Prozesse anpassen. Die TOPIX Projektverwaltung entspricht natürlichen Arbeitsfolgen, ermöglicht die Vereinheitlichung Ihrer Prozesse, gibt Ihnen die Freiheit für Sonderfälle und Änderungen, reduziert die notwendigen Arbeitsschritte und bietet allen Beteiligten stets die passenden Informationen.
Projekte sind immer in Arbeitspakete (Jobs) unterteilt. Einfache Projekte haben vielleicht nur ein oder zwei Jobs. Umfangreiche Projekte können auch mehrere hundert Jobs haben, die ggf. in Job-Gruppen zusammengefasst oder mit der Termin- und Aufgabenverwaltung weiter untergliedert werden. Die Jobs enthalten alle kaufmännischen und zeitlichen Vorgaben, Beschreibungen und ggf. QS-Elemente.
Bei Bedarf können Sie mehrere Projekte zu Etats (Budgets) und Subetats zusammenfassen und bezüglich Auftragsbestand, Leistungserbringung und Abrechnungsvolumen überwachen. Beim Erreichen einstellbarer Grenzwerte werden die Verantwortlichen automatisch informiert. Optionale Lagerverwaltungsfunktionen und die Dispoliste unterstützen Sie bei beim Einkauf von Material und Waren.
Die systematisch aufgebaute Benutzeroberfläche hilft Ihnen immer den Überblick zu behalten. Zusätzlich lassen sich bei entsprechender Zugriffsberechtigung alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter einfach in das gesamte Geschehen einbinden. Ein Blick in die Projektmaske zeigt alle zugehörigen Vorgänge: Jobs, Termine, Aufgaben, Korrespondenzen, Protokolle, Notizen, Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Eingangsrechnungen.
Alle Arbeitsschritte können Sie auch nach Jahren noch nachvollziehen. Rückfragen des Auftraggebers können genauso beantwortet werden wie die Frage nach der Rentabilität der Projekte. Auch umfangreiche Rechnungen können Sie schnell erstellen: nach vereinbartem Festpreis, nach Aufwand oder im gemischten Verfahren. Weitere Abrechnungsoptionen sind Abschlags- und Teilrechnungen sowie automatisierte Fremdkostenabrechnungen.
Mit der TOPIX Projektverwaltung können Sie alle Projektabläufe souverän kontrollieren. Über die Auswertungsseite erhalten Sie jederzeit einen Überblick zu den aktuellen Arbeitsfortschritten und der kaufmännischen Entwicklung des Projekts. Sowohl die Standardauswertungen als auch der TOPIX Analytik-Report greifen dabei direkt auf Projektdaten zurück. Sie brauchen also weder Kenntnisse der Buchhaltung noch Zugriff auf diese Funktionen. Einmal eingerichtet, erhalten alle Beteiligten Ihre Informationen auf Knopfdruck.
Features
Allgemein
Allgemein
- Mehrstufiges, flexibel anpassbares System
- Zugriffsregelung auf Projektebene, in Abhängigkeit von Projektleiter und Kundenbetreuer mit Priorität für Abteilungsleiter
- Frei konfigurierbare Musterprojekte mit detaillierten Vorlagen für enthaltene Jobs
- Trennung in interne Projekte und Kundenprojekte möglich
- Optionale Budgetverwaltung: Zuordnung jedes Projekts zu Etats- und Subetats
Projekt-Ebene
Projekt-Ebene
- Sammelmappen-Funktion für Korrespondenz, Notizen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Ereignisse, Kategorieeinträge, Tickets und Wareneingänge.
- Unterteilung der Projekte in bis zu 999 Jobs (= Aufgaben, Tätigkeiten, Tätikeitspakete)
- Zuordnung für 2 Projektleiter, zuständige Betreuer und Vertreter/Vertriebsmitarbeiter
- Start- und Endtermin
- Prioritäten
- Projektstatus (kaufmännisch)
- Freifelder mit optionalen, frei konfigurierbaren Auswahllisten
- Bis zu drei Projektbriefings: Projektbeschreibung für Kunden, Projektbriefing für Mitarbeiter und Projektbemerkung für Projektleiter
- Option für Projektführung ohne Leistungserfassung
- Option für Projektführung mit Freigabeprozess für erbrachte Leistungen
- Direkter Einblick in alle zugehörigen Jobs mit drei Darstellungen: Kalkulation, Kurzliste nach Preisen, Kurzliste nach Terminen und Bearbeiterzuordung
- Direkter Einblick in bereits erbrachten Leistungen mit Preisen und Abrechnungsstatus
- Vorgabe für Abrechnungsverfahren "nach Auftragsbestätigung", "nach Aufwand" und "ohne Berechnung"
- Automatisierung der Fremdkosten-Berechnung bei der Erfassung von Eingangsrechnungen
- Vorgabe für offene Fremdkosten-Aufschläge und verdeckte Fremdkosten-Zuschläge
- Teilautomatisierte Abrechnung für bereits erbrachte Leistungen
- Direkter Zugang zu Schnell-Auswertung in der Projekt-Bildschirmmaske
- Vordefinierte, konfigurierbare Auswertungen für alle üblichen Standards
- Frei generierbare Auswertungen über den enthaltenen Reportgenerator
Job-Ebene
Job-Ebene und Budget-/Etatverwaltung
- Bis zu 999 Jobs (= Aufgaben, Tätigkeiten, Tätigkeitspakete)
- Teilweise automatisierte Anlage von Jobs durch Übernahme von Positionen aus Angeboten oder Auftragsbestätigungen und umfangreiche Vorgabewerte aus dem Artikelstamm
- Darstellung aller relevanten Informationen des übergeordneten Projekts in der Job-Eingabemaske
- Jobs "nach Zeit" oder "nach Menge" (eine Mischung wird nicht empfohlen)
- Zuordung von bis zu 10 Bearbeitern und/oder Bearbeiter-Teams
- Optional: Einteilung in Arbeitsschritte
- Terminplanung mit Start, Endtermin und Vorgabe der Terminsicherheit
- Vorgaben für Ausführungsort und -Qualität
- Zehnstufiger Jobstatus (Arbeitsfortschritts-Status)
- Laufend aktualisierter Soll-/Ist-Vergleich für erbrachte Zeit-Leistungen
- Direkter Überblick über zugehörige Verkaufs- und Einkaufdokumente
- Laufend aktualisierte Mehraufwands- und Teilberechnungs-Übersicht bei Nutzung dieser Funktion in der Leistungserfassung
- Direkter Einblick in alle zugehörigen, bereits erbrachten Leistungen mit Preisen, Abrechnungsstatus und Korrekturwerten
Leistungserfassung
Leistungserfassung
- Für jeden Job können beliebig viele Leistungen erfasst werden
- Trennung in Eigen- und Fremdleistungen
- Erfassung "nach Zeit" oder "nach Menge"
- Schnellerfassung mit Anzeige aller relevanten Informationen aus den Vorgaben des Projekts und des übergeordneten Jobs
- Schnelle Erfassung von Zeit-Leistungen und verwendeten Materialien in einem Zug
- Bezeichnung der Leistung basierend auf der Bezeichnung des Stammartikels
- Frei eingebbare Beschreibung mit Textbausteinen
- Stets aktuelle Darstellung des Soll-/Ist-Vergleichs aus dem übergeordneten Job
- Optional: Detaillierte Erfassung und Begründung für Mehraufwendungen (vs. Plan)
- Optional: Detaillierte Erfassung und Begründung für Teilabrechnungsvorschläge
- Erfassung von Fremdkosten (Spesen, Auslagen) in der selben Maske möglich, wenn keine Erfassung über Eingangsrechnung erfolgen kann, mit Berechnungshilfen
- Überblick über alle erfassten Leistungen eines Tages für den aktiven Benutzer
- Konfigurierbare Erfassungsmaske: Nicht benötigte Felder können unternehmensweit bzw. pro Benutzer in den Voreinstellungen von TOPIX ausgeblendet werden
Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für Projektmanagement haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist eine Projektmanagement-Software und warum ist sie wichtig?
Eine Projektmanagement-Software ist ein Programm für das Projektmanagement in Unternehmen, das Teams dabei hilft, Projekte effizient zu planen, zu strukturieren und zu überwachen. Sie ist wichtig, weil sie Projektteams dabei unterstützt, Aufgaben zu koordinieren, Ressourcen zu verwalten und den Projektfortschritt zu verfolgen. Mit Funktionen wie Gantt-Charts, Meilensteine und Kanban-Boards können komplexe Projekte übersichtlich visualisiert und gesteuert werden.
Welche Hauptfunktionen bietet eine All-In-One Projektmanagement-Software?
Eine umfassende Projektmanagement-Software bietet in der Regel folgende Hauptfunktionen: Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Gantt-Charts zur Projektplanung, Kanban-Boards für agile Workflows, Teamkommunikation, Dokumentenmanagement, Berichterstattung und Dashboards. Idealerweise ist die Lösungen in ein umfassendes ERP- und CRM-System integriert und bieten eine mobile App für den Zugriff von unterwegs.
Wie kann Projektmanagement-Software die Effizienz von Projektteams steigern?
Projektmanagement-Software steigert die Effizienz, indem sie Workflows optimiert, die Zusammenarbeit fördert und einen zentralen Ort für alle projektbezogenen Informationen bietet. Teammitglieder können Aufgaben einfach zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Ressourcen effektiv verwalten. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Bereitstellung von Echtzeit-Updates wird die Produktivität erhöht und die Projektdurchlaufzeit verkürzt.
Welche Vorteile bietet eine All-In-One Plattform gegenüber einzelnen Projektmanagement-Tools?
Eine All-In-One Plattform bietet den Vorteil, dass alle benötigten Funktionen in einem einzigen System integriert sind. Dies eliminiert die Notwendigkeit, mehrere separate Tools zu verwenden und zu verwalten. Es verbessert die Datenkonsistenz, vereinfacht die Benutzeroberfläche für Anwender und ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen verschiedenen Aspekten des Projektmanagements, wie Aufgaben- und Ressourcenmanagement.
Wie kann man den richtigen Funktionsumfang einer Projektverwaltungssoftware für sein Team bestimmen?
Um den richtigen Funktionsumfang zu bestimmen, sollten Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams und die Art Ihrer Projekte analysieren. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Teamgröße, Projektkomplexität und bevorzugte Arbeitsmethoden. Evaluieren Sie verschiedene Software-Optionen und nutzen Sie Testversionen, um zu prüfen, ob die Funktionen wie Aufgabenmanagement, Ressourcenplanung und Berichterstattung Ihren Anforderungen entsprechen. Achten Sie auch auf Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.
Wie unterstützt Projektmanagement-Software die Zusammenarbeit in verteilten Teams?
Projektmanagement-Software unterstützt verteilte Teams durch zentrale Kommunikationsplattformen, Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten und Aufgaben sowie durch die Möglichkeit, den Projektfortschritt von überall aus zu verfolgen. Funktionen wie gemeinsame Kalender, Diskussionsforen und Videokonferenz-Integrationen fördern den Austausch zwischen Teammitgliedern. Mobile Apps ermöglichen zudem den Zugriff auf wichtige Projektinformationen von unterwegs, was besonders für Teams und Abteilungen an verschiedenen Standorten wichtig ist.
Welche Rolle spielt die Integration von Projektmanagement-Software in ein umfassendes Unternehmenssystemen?
Die Integration von Projektmanagement-Software in ein umfassendes Unternehmenssystemen ist entscheidend für einen nahtlosen Informationsfluss und effiziente Arbeitsabläufe. Sie ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen wie CRM, ERP, FI oder HR zu verbinden und in der Projektmanagement-Plattform zu nutzen. Dies verbessert die Datengenauigkeit, reduziert manuelle Eingaben und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf Projekte im Kontext des gesamten Unternehmens.
Wie kann man den Erfolg der Einführung einer Projektmanagement-Software messen?
Der Erfolg einer Projektmanagement-Software lässt sich anhand verschiedener Kriterien messen. Dazu gehören die Verbesserung der Projektdurchlaufzeiten, erhöhte Teammitglieder-Produktivität, verbesserte Ressourcennutzung und gesteigerte Kundenzufriedenheit. Beobachten Sie auch die Adoptionsrate innerhalb des Teams, die Qualität der Projektergebnisse und die Genauigkeit von Projektprognosen. Regelmäßige Befragungen der Anwender können zusätzliche Einblicke in die Effektivität und Akzeptanz der Software liefern.