SMP GmbH

Ein leistungsstarkes ERP für komplexe Prüfprozesse

Die SMP GmbH ist ein akkreditiertes Prüflabor mit Sitz in Tübingen und bietet seit 2000 umfassende Dienstleistungen für Hersteller von Medizinprodukten an. Mit 55 Mitarbeitern ist das Unternehmen auf die Prüfung und Validierung von Reinigungs-, Sterilisations- und Desinfektionsprozessen spezialisiert und schafft damit eine Grundlage für erfolgreiche Markteinführungen von Medizinprodukten.

Da in der Medizinbranche strenge Vorschriften zur Hygieneprävention gelten, müssen die Reinigungs- und Sterilisationsprozesse regelmäßig auf die Einhaltung von Standards geprüft werden. Genau hier kommt SMP ins Spiel: Mithilfe spezieller Prüfkörper analysieren sie Proben – wie etwa Operationsbesteck – auf Rückstände, um die Effektivität der Verfahren zu bewerten. So können Firmen fundierte Aussagen über die Beschaffenheit und das Material ihrer Produkte und deren Reinigungsvorgänge treffen. Als einer der wenigen Anbieter in Deutschland und weltweit einzigartig mit der Nutzung von radioaktiv markierter Testanschmutzungen liefert SMP wertvolle Ergebnisse für die Medizinbranche.

Seit 2024 setzt das Unternehmen auf TOPIX als Gesamtlösung. Philipp Grün von SMP hat die Einführung von TOPIX als ERP-Projektleiter durchgehend betreut. Wir haben bei ihm nachgefragt, wie der Wechsel zu TOPIX ablief und wie sich der Arbeitsalltag seitdem verändert hat.

Die beliebtesten TOPIX Features

• Übersichtliche Stammdatenverwaltung mit Verknüpfung aller Bereiche
• Durchgehende Verwaltung der Prüf- und Betriebsmittel
• Durchdachte Auftragsabwicklung für einfachere Projektarbeit

Die Ausgangssituation

Mit Übernahme der SMP GmbH durch Miele im Jahr 2022 und dem Ausbau des Laborbereichs stiegen auch die Anforderungen an die Unternehmens-IT. Die bisher eingesetzten, selbst entwickelten Tools konnten mit dem Firmenwachstum nicht mehr mithalten. „Unser altes System stieß immer häufiger an seine Grenzen. Es gab keine Ausfallsicherheit, und unsere Stammdaten wurden in verschiedenen Programmen gepflegt. Eine zentrale Datenverwaltung war so nicht möglich“, erklärt Philipp Grün, Abteilungsleiter Technik bei SMP.

Für SMP war klar, dass die wachsenden Prozesse und die steigende Auftragslage nur mit einer zukunftssicheren Gesamtlösung bewältigt werden konnte. Gesucht wurde ein System, das alle Unternehmensbereiche – von Stammdatenverwaltung über Auftragsabwicklung und Einkauf bis hin zu HR und Finanzen – abdeckt und flexibel anpassbar ist. Mit TOPIX fand SMP die ideale Lösung, die durch ihre hohe Integrationstiefe und Anpassungsfähigkeit überzeugte.

2020 fanden bereits erste Gespräche und Workshops zur Analyse der Anforderungen und Unternehmensabläufe statt. Begleitet wurde der Prozess durch eine interne Wertanalyse, bei der zunächst konkrete Einsparpotenziale und Vorteile durch den Einsatz der Software ermittelt wurden. Dies lieferte SMP eine konkrete und datengestützte Entscheidungsbasis für die Systemeinführung. Aufgrund der strukturellen Änderungen bei SMP pausierte das Projekt zunächst – nahm 2023 dann dafür umso mehr Fahrt auf. Anfang 2024 wurde TOPIX dann erfolgreich als neue Business-Software im Unternehmen implementiert.

Maßgeschneiderte Lösung für das Probenmanagement

SMP setzt TOPIX heute in allen Unternehmensbereichen ein. Von der Auftragsabwicklung und dem Einkauf über die Verwaltung der IT-Tickets bis hin zur Außendienstplanung sorgt das System für effiziente Prozesse. Auch die Personalverwaltung läuft bereits über TOPIX, und ab 2025 wird dann die integrierte Finanzbuchhaltung bei SMP eingeführt. Alle zuvor im Einsatz befindlichen Insellösungen sind damit bei SMP passé.

Was nicht passt, wird passend gemacht: Neben den TOPIX Standardmodulen war eine Sonderlösung für das Probenmanagement notwendig. Eine neu entwickelte Oberfläche ermöglicht es SMP, die Prüfkörper und alle zusammengehörenden Daten – von Projekten über Angebote bis hin zur Dokumentation – zentral zu verwalten. Das neue Modul unterstützt bereits ab Entgegennahme der Proben, kennzeichnet die Proben eindeutig und protokolliert Lagerung und Prüfergebnis bis hin zur Rücksendung an den Kunden. „Mit der neuen Lösung für die Prüfmittel erhoffen wir uns nicht nur Zeitersparnis, sondern auch mehr Transparenz und Sicherheit im Umgang mit den Proben“, berichtet Philipp Grün, Abteilungsleiter Technik bei SMP. Dank eines benutzerspezifischen Rechtekonzepts ist das Handling der Proben jederzeit sicher und kontrolliert.

Wie haben Sie den Einführungsprozess von TOPIX empfunden?

„Die Einführung war ein dynamischer Prozess, in dem wir flexibel auf sich verändernde Anforderungen reagieren konnten. Dadurch haben wir letztlich eine Lösung entwickelt, die uns optimal in allen Prozessen unterstützt – heute und auch in Zukunft.

Herausfordernd war für uns dann vor allem die Datenmigration, bei der es darauf ankam, unsere Stammdaten sauber aufzubereiten und korrekt zu importieren. Das Consulting-Team von TOPIX stand uns dabei immer kompetent zur Seite und hat den Go-live gemeinsam mit uns sorgfältig vorbereitet. Wir haben uns im ganzen Projekt immer gut betreut gefühlt.“

Was schätzen Sie besonders an TOPIX für Ihren Alltag?

„TOPIX bietet uns eine deutlich bessere Übersicht über alle unsere Prozesse, was besonders im Prüflabor entscheidend ist. Wir können schneller auf Anfragen reagieren und Angebote mit nur wenigen Klicks erstellen, während alle Abläufe im System nachvollziehbar und strukturiert sind. TOPIX sorgt für mehr Effizienz in der Verwaltung der Prüfkörper und bei der Dokumentation der Testergebnisse.“

Was hat sich für SMP mit TOPIX geändert?

„Vor TOPIX hatten wir mehrere Tools im Einsatz. Jetzt arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mit dem gleichen System. Die Stammdaten werden zentral gepflegt und sind für alle einsehbar. Schon nach kurzer Zeit haben wir gemerkt, wie sehr uns das die Abläufe vereinfacht und zu einem transparenteren Arbeiten geführt hat.“

Wie sind Ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit TOPIX?

„Eine gute Zusammenarbeit ist für mich ein wichtiger Faktor. Die muss einfach passen, und das tut es! Wir haben uns immer sehr gut betreut gefühlt – schon angefangen beim Vertrieb bis hin zum Consulting- und Support-Team. Wir stecken auch schon mitten in der Planung von Erweiterungen und neuen Anbindungen. Denn ‚geht nicht‘ gibt es bei TOPIX nicht. Es wird immer nach Lösungen gesucht.“