Alle Termine im Überblick behalten
Bei TOPIX werden Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen in einem zentralen Bereich zusammengefasst. Alle Funktionen sind teamorientiert und können als Basis eines umfassenden Workflow-Managements genutzt werden. Durch die vollständige Integration werden bereichsübergreifende Informationen und Verknüpfungen direkt übernommen. Zusätzlich ist es möglich, während der Erstellung einer Korrespondenz oder eines Auftragsvorgangs direkt neue Ereignisse anzulegen.
So können Sie in einem Zug ein Dokument erstellen oder einsehen, dazu für sich oder einen Kollegen einen Termin anlegen und alle Beteiligten automatisch informieren. Der Teamkalender bietet dank Umschaltmöglichkeiten den Überblick über Ihre eigenen Termin, die Termine bestimmter Teams oder Abteilungen oder des ganzen Unternehmens, selbstverständlich mit Tages, (Mehr-)Wochen und (Mehr-)Monatsdarstellung.
Beliebig viele Arten von Ereignissen
Sie können beliebig viele Arten von Ereignissen zur Verwaltung Ihrer Ressourcen verwenden. Auch private Termine werden im Kalender berücksichtigt und erscheinen auf Wunsch für andere nicht. Durch vordefinierbare Ereignisketten können Sie Workflows erstellen.
Die folgenden Funktionen unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit: Gruppen-, abteilungs- und unternehmensbasierte Termin-Einsicht, Terminerfassung für Kollegen, Automatische Benachrichtigungen mit Rückmeldungsoption und Überwachung delegierter Ereignisse.
Praktische Aktivitäts- und Ereignisübersicht
Die Aktivitätsübersicht zeigt in Listenform alle Termine, wahlweise gemischt mit Aufgaben und Wiedervorlagen und mit Filter für Ereignisse, die man selbst delegiert oder von anderen erhalten hat. Wer vorwiegend terminorientiert arbeitet, wird dieses Fenster immer offen halten.
Die Ereignisübersicht hingegen ist eine kompakte Liste, in der man alle eigenen, aktuellen Termine einblendet, evtl. gemeinsam mit den Aufgaben, Wiedervorlagen und allen aktuellen Jobs. Diese Option ist für die platzsparende, permanent geöffnete Darstellung aller zu erledigenden Vorgänge gedacht.
Synchronisation mit CalDAV und Microsoft 365 für nahtlose Kalenderintegration
TOPIX bietet eine CalDAV-Schnittstelle, mit der sich Termine automatisch zwischen dem TOPIX-Kalender und beliebigen CalDAV-kompatiblen Diensten – wie iCloud oder selbst gehosteten Kalendern – abgleichen lassen. Damit erhalten Nutzer und Teams einen einheitlichen Kalenderzugriff über alle Geräte hinweg. Die Synchronisation läuft im Hintergrund und kann sowohl automatisch in definierten Intervallen als auch manuell angestoßen werden.
Zusätzlich ist eine Integration mit Microsoft 365 möglich: Änderungen an Terminen in Outlook oder über Outlook Web werden bidirektional zwischen TOPIX und Microsoft synchronisiert, inklusive Status, Erinnerungen und Teilnehmerinformationen. Diese nahtlose Verbindung stellt sicher, dass ein in Outlook erstellter Termin automatisch auch in TOPIX erscheint und umgekehrt, wodurch zeitliche Überschneidungen vermieden und die Planungsempfehlung optimiert werden.
Für mittelständische Unternehmen bedeutet das konkret weniger Koordinationsaufwand, höhere Datenkonsistenz und eine verbesserte Verfügbarkeit aller relevanten Kalenderdaten – unabhängig davon, ob Mitarbeiter lieber mit TOPIX, Outlook oder mobilen Kalender-Apps arbeiten.
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Vorteile einer digitalen Software für Terminverwaltung für Unternehmen aus dem Mittelstand
TOPIX integriert Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen in einem zentralen Bereich, der teamorientiert gestaltet ist. Dies ermöglicht es, bereichsübergreifende Informationen direkt zu übernehmen und während der Erstellung von Korrespondenzen oder Auftragsvorgängen neue Ereignisse anzulegen. So können Dokumente erstellt, Termine für Kollegen geplant und alle Beteiligten automatisch informiert werden, was die Zusammenarbeit im Team erheblich verbessert.
Der Teamkalender von TOPIX bietet Umschaltmöglichkeiten, um Termine von Einzelpersonen, bestimmten Teams, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens zu überblicken. Mit verschiedenen Darstellungsoptionen wie Tages-, Wochen- oder Monatsansicht behalten Sie stets den Überblick und können Ressourcen effizient planen.
Mit TOPIX können Sie beliebig viele Arten von Ereignissen zur Verwaltung Ihrer Ressourcen erstellen. Private Termine werden berücksichtigt und können auf Wunsch für andere unsichtbar bleiben. Durch vordefinierbare Ereignisketten lassen sich Workflows erstellen, die Routineaufgaben automatisieren und somit den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Die Aktivitätsübersicht in TOPIX zeigt alle Termine in Listenform, optional gemischt mit Aufgaben und Wiedervorlagen. Sie können filtern, welche Ereignisse Sie selbst delegiert oder von anderen erhalten haben. Die kompakte Ereignisübersicht ermöglicht es, alle aktuellen Termine und Aufgaben platzsparend darzustellen, was die tägliche Arbeit erleichtert und die Produktivität steigert.
TOPIX bietet eine vollständige Integration der Terminverwaltung in das ERP- und CRM-System. Dies bedeutet, dass bereichsübergreifende Informationen und Verknüpfungen direkt übernommen werden. Während der Erstellung von Korrespondenzen oder Auftragsvorgängen können Sie direkt neue Ereignisse anlegen, was zu einer effizienteren Planung und Durchführung von Projekten führt.
Features der Software für Terminverwaltung
Flexible Kalenderansichten
Termine können in Tages-, Mehrtages-, Wochen-, Mehrwochen- oder Monatsansicht dargestellt werden. Dadurch lässt sich die Planung optimal an den jeweiligen Arbeitskontext anpassen und sorgt für maximale Übersicht.
Erweiterte Filteroptionen für Ereignisse
Ereignisse lassen sich gezielt ein- oder ausblenden, z. B. eigene, private, allgemeine oder interne Termine. So bleibt der Kalender auch bei vielen Einträgen übersichtlich und auf das Wesentliche reduziert.
Gruppierung nach Benutzern und Terminarten
Die Anzeige kann nach bestimmten Benutzergruppen, Abteilungen, Teams oder einzelnen Personen gefiltert werden. Zusätzlich lassen sich gezielt Terminarten auswählen. Das erleichtert die Abstimmung und Planung im Team erheblich.
Speicherung individueller Ansichten
Beliebig viele Filter- und Anzeigeeinstellungen können als Konfiguration gespeichert werden. So lassen sich häufig genutzte Ansichten schnell wieder aufrufen und sparen Zeit im Arbeitsalltag.
Persönliche Standardansicht
Jeder Nutzer kann eine individuelle Standardkonfiguration festlegen. Dadurch startet der Kalender immer mit der bevorzugten Ansicht und unterstützt eine effiziente Arbeitsweise.
Flexible Zeitnavigation
Der gewünschte Zeitraum kann schnell gewählt werden – z. B. über „Heute“, einen Monatskalender, eine Tagesleiste oder Auswahllisten für Monat und Jahr. Das ermöglicht ein schnelles Navigieren zu relevanten Terminen.
Drag-and-Drop für Termine
Termine lassen sich per Drag-and-drop einfach verschieben oder duplizieren. Das erleichtert die Planung und spart Zeit bei kurzfristigen Änderungen.
Detailanzeige per Mouse-Over
Wichtige Informationen zu Terminen werden direkt beim Überfahren mit der Maus angezeigt. So sind alle relevanten Details sofort sichtbar, ohne den Termin öffnen zu müssen.
Terminerstellung via Doppelklick
Neue Termine können per Doppelklick oder durch Markieren eines Zeitbereichs angelegt werden. Das macht die Erfassung schnell und intuitiv im täglichen Einsatz.
Direktes Löschen von Terminen
Termine können direkt mit einer Sicherheitsabfrage gelöscht werden. Das sorgt für eine einfache Bedienung bei gleichzeitigem Schutz vor versehentlichen Löschungen.
Vollbildmodus
Der Kalender kann im Fullscreen-Modus angezeigt werden. Dadurch steht mehr Platz für die Übersicht zur Verfügung, was besonders bei vielen Terminen hilfreich ist.
Verschiedene Ereignistypen
Unterstützung von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen mit jeweils passenden Zeitangaben. Dadurch lassen sich unterschiedliche Arbeitsvorgänge strukturiert planen und verwalten.
Orts- und Platzangaben
Für Termine und Aufgaben können Ort sowie Ausführungsort hinterlegt werden. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und verbessert die Organisation bei externen Terminen oder verteilten Teams.
Wiederholungsautomatik
Termine und Aufgaben können automatisch in definierten Intervallen wiederholt werden. Das reduziert manuellen Aufwand und stellt sicher, dass regelmäßige Aktivitäten nicht vergessen werden.
Benachrichtigungs- und Bestätigungsfunktion
Delegierte Termine und Aufgaben können mit Benachrichtigungen und Bestätigungen versehen werden. So bleibt transparent, wer informiert ist und welche Aufgaben übernommen wurden.
Individuelle Ereignisarten
Es können beliebig viele eigene Termin- und Aufgabenarten definiert werden. Dadurch lässt sich das System optimal an unternehmensspezifische Prozesse anpassen.
Vordefinierter Ereignisarten-Stamm
Bereits mitgelieferte Ereignisarten stehen direkt zur Auswahl bereit. Das erleichtert den Einstieg und ermöglicht eine schnelle Nutzung ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand.
Detaillierte Konfiguration je Ereignisart
Das Verhalten (Farbe, Schrift, Banner, etc.) jeder Ereignisart kann individuell konfiguriert werden. So lassen sich Abläufe präzise steuern und optimal an unterschiedliche Anforderungen anpassen.
Flexible Kalenderdarstellung
Die Darstellung von Terminen im Kalender kann je nach Ereignisart individuell angepasst werden. Dadurch wird die Übersicht verbessert und wichtige Termine sind schneller erkennbar.
Beliebig viele Benutzer pro Ereignis
Terminen und Aufgaben können beliebig viele Benutzer zugewiesen werden. Dadurch lassen sich gemeinsame Aktivitäten einfach koordinieren und im Team effizient abstimmen.
Zuweisung „nur zur Kenntnis“
Benutzer können gezielt „nur zur Kenntnis“ hinzugefügt werden. So bleiben relevante Personen informiert, ohne aktiv in die Durchführung eingebunden zu sein.
Einbindung von Ansprechpartnern
Ansprechpartner aus Firmen (z. B. Kunden oder Lieferanten) können direkt Ereignissen zugeordnet werden. Das sorgt für eine bessere Verzahnung von Terminverwaltung und Kundenkommunikation.
Anwesenheitsanzeige
Die Verfügbarkeit anderer aktiver TOPIX-Nutzer wird angezeigt. Dadurch lassen sich Termine besser planen und Abstimmungen einfacher koordinieren.
Flexible Erinnerungsfunktion
Erinnerungen können direkt im TOPIX Arbeitsplatz oder per E-Mail erfolgen. So werden wichtige Termine und Aufgaben zuverlässig eingehalten.
Bestätigungs- und Ablehnungsfunktion
Terminanfragen können direkt im TOPIX Client oder per E-Mail bestätigt oder abgelehnt werden. Das vereinfacht die Abstimmung und sorgt für klare Rückmeldungen.
Unterstützung für Fixtermine und Absagen
Termine können als verbindlich markiert oder abgesagt werden. Dadurch bleibt die Planung transparent und Änderungen sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Automatische Bezugsverknüpfung
Beim Anlegen eines Ereignisses aus einem bestehenden Datensatz wird automatisch eine Verknüpfung hergestellt. So bleiben Zusammenhänge erhalten und Informationen sind schnell auffindbar.
Ergebnisprotokollierung
Ergebnisse von Terminen oder Aufgaben können direkt dokumentiert werden. Das schafft Transparenz und unterstützt die Nachverfolgung von Aktivitäten.
Ereignisketten
Folgeprozesse können als Ereignisketten abgebildet werden, inklusive vordefinierter Ergebnisse und automatischer Anlage von Folgeereignissen. Das strukturiert Abläufe und reduziert manuellen Aufwand.
Überschneidungsprüfung
Termine werden auf Überschneidungen geprüft, um Konflikte zu vermeiden. Dadurch wird eine realistische und verlässliche Planung sichergestellt.
Intelligente Sucheingrenzung
Suchvorgänge können gezielt eingeschränkt werden. So lassen sich relevante Termine und Aufgaben schneller finden.
Anbindung an Microsoft Teams
Durch die Anbindung an Microsoft Teams können Teams-Einladungen automatisch erstellt werden. Relevante Teams-Informationen werden direkt in das Ereignis zurückgespiegelt, sodass alle wichtigen Daten zentral in TOPIX verfügbar bleiben und die Terminorganisation deutlich vereinfacht wird.
